Lokasi dan Tata Ruang Gedung Kearsipan

Sebagai tempat yang menyimpan arsip penting, tentu lokasi dan tata ruang suatu gedung kearsipan sangat penting utuk diperhatikan. Bahkan Undang-undang (UU) dan Peraturan Pemerintah (PP) sudah mengaturnya sedemikian hingga agar arsip-arsip penting tersebut dapat terlindungi. Menurut UU dan PP, ada standart minimal gedung penyimpanan arsip inaktif tersebut.
Berikut penjelasan singkatnya:

Lokasi:

Gedung kearsipan memiliki peranan penting untuk keamanan suatu arsip, oleh karena itu pembangunan lokasi penting untuk diperhatikan. Gedung kearsipan ini letaknya harus jauh dari segala sesuatu yang bisa mengganggu atau membahayakan keamanan fisik serta informasi arsip yang bersangkutan. Sebenarnya, lokasi gedung ini bisa berada di daerah perkantoran atau tidak, namun perlu diingat jika ada beberapa ketentuan yang harus dimiliki oleh lokasi gedung tersebut, diantaranya:

Hindari lokasi atau daerah yang rawan kebakaran
Hindari lokasi atau daerah yang rawan kebanjiran
Hindari lokasi atau daerah yang dulunya bekas perkebunan atau hutan
Hindari lokasi atau daerah yang lingkungannya memiliki polusi udara relatif tinggi
Hindari lokasi atau daerah yang dekat dengan pemukiman penduduk, pabrik atau pusat keramaian
Lokasi gedung kearsipan juga harus mudah dijangkau untuk proses pengiriman ataupun transportasi yang digunakan oleh pegawai
Lokasi gedung kearsipan ini relatif lebih murah jika dibandingkan dengan di daerah perkantoran

Tata Ruang:

Selain lokasi, ada beberapa hal lain yang perlu diperhatikan jika akan membangun gedung kerasipan, tata ruang misalnya. Gedung kearsipan sendiri sebenarnya dibagi menjadi dua ruangan, yaitu ruangan kerja dan ruangan penyimpanan arsip inaktif itu sendiri. Ruangan kerja merupakan suatu ruangan yang dimanfaatkan untuk beberapa kegiatan, yaitu menerima arsip yang baru datang atau dipindahkan, digunakan untuk membaca dan juga mengolah arsip inaktif, bisa juga digunakan untuk memusnahkan arsip yang dinilai sudah tidak memiliki nilaiguna. Selain itu, ruang kerja juga digunakan sebagai ruang fumigasi dan beberapa kegiatan lain yang pada intinya untuk bekerja. Tata ruang dari ruangan kerja itu sendiri bisa disesuaikan dengan kemampuan dari instansi terkait, akan tetapi harus tetap memperhatikan poin-poin dan fungsi dari kegiatan yang telah disebutkan.

Ruang penyimpanan arsip merupakan suatu ruang yang digunakan khusus untuk menyimpan arsip yang disesuaikan dengan tipe serta media yang pada suatu saat nanti akan dimusnahkan. Perlu diketahui apabila ruang penyimpanan ini memiliki fasilitas proteksi arsip vitan dan arsip permanen, maka ruang penyimpanan ini harus memilii desain yang tahan api serta memiliki suhu dan kelembaban yang dapat diatur. Ruangan harus memiliki suhu ruang tidak lebih dari 20° C serta kelembaban yang tidak lebih dari 50% agar arsip yang tersimpan tidak mudah rusak. Ruangan dengan desain khusus juga diperlukan untuk menyimpan beberapa jenis arsip misalnya, film, video, foto, rekaman suara dan juga media simpan arsip elektronik.

Selain suhu ruang dan juga kelembaban ruangan, ruang penyimpanan juga perlu memperhatikan beban muatan, tata letak rak arsip, cahaya dan juga kemanan. Tata letak rak yang paling umum ada di pengaturan yaitu tata letak rak terbuka dengan lebar 42 inci atau 69 inci dari dimensi kedalaman rak 30 ke 32 inci. Rak yang digunakan biasanya berbahan baja atau bisa juga terbuat dari kayu. Jarak antar rak bisanya tergantung dari tinggi rak, jarak ruang dengan kaki rak atau mungkin disesuaikan dengan kebutuhan pegawai dan spesifikasi peralatan gedung.

Jika ruang penyimpanan hanya berisikan kertas, maka cukup dibuat ventilasi yang memadai agar sirkulasi serta kelembaban dapat diatur. Namun apabila ruang penyimpanan terdapat arsip elektronik, mikro film juga arsip vital, maka perlu ada penggunaan AC.
Ditinjau dari pencahayaan, penggunaan lampu harus difokuskan pada sepanjang gang dan rak. Penempatan lampu itu sendiri harus lebih tinggi, tujuannya agar penanganan box arsip tidak terganggu.

Selain dua jenis ruangan tersebut (ruang kerja dan ruang penyimpanan), suatu gedung kearsipan juga bisa memiliki ruangan-ruangan lain yang berfungsi sebagai penunjang demi memberikan kenyamanan bagi pengguna arsip. Ruang-ruang tersebut dapat berupa toilet, mushola hingga cafetaria. Tata ruang dari beberapa ruangan tersebut bisa disesuaikan dengan kemampuan dari instansi terkait yang menaunginya.

Sumber:
http://asmianastasia.blogspot.co.id
http://archivevirtualtechnology.blogspot.co.id
http://bpad.jogjaprov.go.id

Lokasi dan Tata Ruang Gedung Kearsipan