Asas-Asas Penyelenggaraan Kearsipan

Kearsipan merupakan kegiatan yang dapat dikatakan sebagai kegiatan yang sangat essential dan penting dalam keberlangsungan sebuah instansi. Kearsipan sendiri berdasarkan ensiklopedi administrasi adalah sistem atau rangkaian goodbye cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun dokumen. Sehingga bila diperlukan lagi dokumen-dokumen tersebut dengan mudah ditemukan secara tepat dan cepat.

Untuk menyelenggarakan fungsi kearsipan tersebut, terdapat beberapa asas-asas penyelenggaraan kearsipan yang perlu dipertimbangkan.

Untuk mencapai penyelenggaraan kearsipan suatu instansi dengan ideal dan baik, tentunya harus ada aturan dan peraturan yang harus dipenuhi, dijalankan, dan dipertimbangkan oleh instansi tersebut. Hal-hal tersebut dirangkum dalam asas-asas penyelenggaraan kearsipan yang akan mengatur segala kegiatan kearesipan dengan baik dan benar. Berikut adalah beberapa asas penyelenggaraan kearsipan yang perlu diperhatikan oleh suatu instansi.

Asas-asas Peneyelenggaraan Kearsipan yang Harus Dipertimbangkan oleh Sebuah Instansi

Kepastian Hukum

Mengingat sebuah negara pastinya memiliki Perundangan yang mengatur segala bentuk kegiatan warga negaranya, maka tak heran bahwa Kearsipan juga harus ada kepastian hukumnya.

Penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan hal-hal yang senada dengan perundang-undangan yang diatur oleh Negara Indonesia. Selain itu, aspek kepatutan, dan keadilan dalam penyelenggaraan kebijakan juga merupakan hal yang harus diperhatikan dalam penyelenggaraan kearsipan. Semua hal ini dilakukan demi memenuhi asas supremasi hukum yang dianut negara Indonesia.

Keaeutentikan dan Kepercayaan

Semua penyelenggaraan kearsipan juga harus mempertimbangkan asas-asas penyelenggaraan kearsipan yang kedua, yaitu keautentikan dan kepercayaan. Penyelenggara harus menomor satukan keaslian dokumen dan keterpercayaan dokumen arsip sehingga bisa dipakai sebagai bukti dan bahan akuntabilitas.

Keutuhan

Semua penyelenggara kearsipan juga harus menjaga keutuhan dan kelengkapan arsip. Penyelenggara kearsipan harus terhindar dari pengurangan, penambahan, dan perubahan konten arsip. Sebab jika hal tersebut terjadi, maka keautentikan arsip sudah terganggu.

Aturan Asli

Asas aturan asli merupakan asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap diatur dan ditata sesuai dengan pengaturan asli ketika arsip akan diberikan pada penyelenggara kearsipan. (unique request).

Asal Usul

Asas ini dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola di dalam satu kesatuan pembuat arsip tersebut. Maksudnya arsip tersebut tidak bercampur dengan arsip pembuat yang lainnya.

Keamanan

Asas-asas penyelenggaraan kearsipan selanjutnya adalah asas keamanan. Asas keamanan merupakan asas yang wajib diterapkan penyelenggara karena mereka harus memberikan jaminan keamanan pada arsip dari berbagai kemungkinan yang tidak diinginkan, misalnya kebocoran.

Keselamatan

Setiap penyelenggara kearsipan wajib memastikan keselamatan arsip yang disimpannya. Dalam hal ini, arsip harus aman dari berbagai bentuk bahaya, baik bahaya alam, maupun bahaya yang lainnya.

Keprofesionalan

Penyelenggaraan kearsipan harusnlah dijalankan oleh sumber daya manusia yang profesional dan mempunyai keahlian yang mumpuni di bidang kearsipan.

Keresponsifan

Penyelenggara kearsipan wajib tanggap atas berbagai masalah yang terjadi pada dunia kearsipan. Meski begitu, mereka juga harus tanggap terhadap berbagai masalah yang mungkin tercipta selain di dunia kearsipan. Terlebih jika terjadi kerusakan arsip.

Kepartisipatifan

Asas-asas penyelenggaraan kearsipan selanjutnya ialah kepartisipatifan. Maksudnya, setiap penyelenggara kearsipan wajib memberikan space untuk peran dan ke-ikutsertaan masyarakat di bidang kearsipan.

Akuntabilitas

Semua penyelenggara kearsipan haruslah menganggap arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus bisa menggambarkan kegiatan dan peristiwa yang direkam sebagai sesuatu yang akuntabel.

Kemanfaatan

Pelaksanaan kearsipan sejatinya harus bisa memberikan manfaat, baik itu untuk kehidupan bermasyarakat, berbangsa, maupun bernegara.

Aksesibilitas

Compositions penyelenggaraan kearsipan seharusnya mampu memberikan kemudahan, keterjangkauan, dan ketersediaan untuk masyarakat dalam rangka memanfaatkan arsip. Jika kemudahan, keterjangkauan, dan ketersediaan sudah dicapai, maka dengan sendirinya masyarakat akan merasakan kebermanfaatan yang besar terhadap adanya lembaga penyelenggara kearsipan tersebut.

Kepentingan Umum

Setiap penyelenggara kearsipan wajib menerapkan asas kepentingan umum ini. Asas ini dijalankan dengan mempertimbangkan kepentingan umum tanpa adanya diskriminasi atau marginalitas tersendiri.

Nah, itulah sedikit ulasan mengenai asas penyelenggaraan kearsipan yang telah diatur dalam Pasal 4 Undang-Undang Kearsipan No. 43 Tahun 2009 tentang asas-asas penyelenggaraan kearsipan. Dengan adanya asas dalam penyelenggaraan kearsipan ini, diharapkan pelaksana kearsipan mampu melayani segala kegiatan kearsipan dengan ideal dan maksimal dalam kehidupan sehari-hari. Selain asas penyelenggaraan kearsipan, masih terdapat asas lain seperti asas sentralisasi, desentralisasi, dan asas gabungan yang termasuk dalam asas kearsipan.

Sumber:
http://hsuhendi97.blogspot.co.id
http://www.duniaarsip.com
http://www.g-excess.com
http://harisaguss.blogspot.co.id
http://radenfatah.ac.id

Asas-Asas Penyelenggaraan Kearsipan