Contoh Asas Desentralisasi Kearsipan dan Keuntungan Serta Kelemahannya

Contoh Asas Desentralisasi Kearsipan dan Keuntungan Serta Kelemahannya

Dunia kearsipan yang bisa diartikan sebagai dunia yang berkecimpung di dalam kegiatan pengaturan file mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan arsip. Sistem tertentu bisa diterapkan untuk mempermudah pengelolaan kearsipan.

Dalam pelaksanaan kearsipan selalu diterapkan asas-asas tertentu. Beberapa diantaranya adalah asas desentralisasi kearsipan. Contoh asas desentralisasi kearsipan dapat diterapkan agar bisa memandu Anda dalam menjalankan kearsipan.

Desentralisasi kearsipan merupakan salah satu asas yang sering digunakan dalam dunia kearsipan. Asas desentralisasi adalah kegiatan pengelolaan surat baik surat masuk maupun surat keluar. Hal tersebut sepenuhnya dilakukanoleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi.

Dalam asas ini diterapkan pada organisasi yang unitnya terpencar atau mempunyai kantor perwakilan atau kantor cabang. Kantor cabang ini akan mempermudah penyelenggaraan kearsipannya.

Contoh Asas Desentralisasi Kearsipan

Beberapa contoh asas desentralisasi dalam dunia kearsipan adalah sebagai berikut

Kantor Cabang

Adanya kantor cabang dari sebuah organisasi adalah salah satu contoh asas desentralisasi kearsipan. Dengan diterapkannya asas desentralisasi kearsipan ini, penyortiran dan pengarahan dan kendali surat dilaksanakan oleh unit pengelola.hal inilah yang akan mempermudah urusan kearsipan bagi instansi yang memiliki banyak kantor cabang.

Kantor Daerah

Sifatnya hampir sama dengan kantor cabang, hanya saja kantor daerah berada pada daerah tertentu dan biasanya jauh dari kantor pusatnya. Meski begitu, asas desentralisasi jika tetap diterapkan akan membuahkan beberapa hasil seperti pembatasan fungsi dan wewenang unit kearsipan, dan setiap unit mempunyai sarana pencatatan surat masing-masing.

Koperasi Unit Daerah

Salah satu  penerapan nyata sebagai contoh asas desentralisasi kearsipan adalah Koperasi Unit Daerah. Koperasi Unit Daerah (KUD) pasti melaksansakan kearsipan yang dijalankan berdasarkan asas desentralisasi kearsipan. Setiap koperasi unit daerah tentu akan memiliki sistem pencatatan surat tersendiri dan pengelolaan arsip tersendiri. Pengelolaan ini haruslah dibedakan dengan pencatatan yang lain dan disortir sedemikian rupa agar tidak tercampur dengan arsip yang lain.

Setelah mengetahui tentang contoh asas desentralisasi kearsipan, selanjutnya adalah meninjau beberapa kelebihan dan kelemahan asas desentralisasi kearsipan.

Kelebihan Asas Desentralisasi Kearsipan

Tugas Pemerintah Pusat Lebih Ringan

Struktur organisasi yang didesentralisasikan akan menguntungkan bagi pemerintah pusat. Hal ini dikarenakan tugas-tugasnya akan terbantu oleh delegasi-delegasi yang ada pada setiap daerah. Selain itu, desentralisasi juga pasti akan mengurangi tumpukan pekerjaan di kantor pusat.

Penerapan Asas Pengolahan Kearsipan

Penerapan asas pengolahan kearsipan dapat dilakukan oleh setiap unit kerja jika asas desentralisasi diterapkan. Namun, harus tetap diperhatikan bahwa kesesuaian dengan bidang pekerjaan wajib dipertimbangkan.

Proses Kerja Lebih Lancar

Jika asas desentralisasi diterapkan, proses kerja lebih lancar dan lebih spesifik. Hal ini akan berdampak pada singkatnya waktu untuk menemukan arsip ketika arsip tengah dibutuhkan.

Penetapan nilai guna Arsip lebih tepat

Asas desentralisasi bisa menimbulkan penetapan nilai guna arsip yang lebih tepat. Hal ini dikarenakan penyortiran yang dilakukan bisa lebih cepat dan spesifik karena jumlah arsip tidak membludak dan banyak jika dibandingkan pekerjaan yang sentralisasi.

Pengetahuan Karyawan

Pengetahuan karyawan akan semakin berkembang jika asas desentralisasi diterapkan. Hal ini disebabkan oleh setiap karyawan pasti mendapat kesempatan tersendiri dalam menangan arsip sehingga pengetahuan dan pengalamannya bisa bertambah.

Kelemahan Asas Desentralisasi Kearsipan

Peluang Ketidakseragaman

Karena dikelola pada tempat yang berbeda dengan pimpinan yang berbeda pula, maka peluang ketidakseragaman asas, dan prosedur yang dilakukan akan semakin besar. Disamping itu, peralatan yang digunakan juga berpotensi berbeda jika asas desentralisasi diterapkan.

Berpeluang Arsip Redundan

Asas desentralisasi menjadikan setiap unitnya menyimpan arsip. Hal ini akan berdampak pada arsip yang disimpan pada setiap unit akan sama. Sehingga terjadi kerancuan dan redundan ketika mencarinya kembali.

Tidak ada Pengawasan

Asas desentralisasi juga bisa menimbulkan tidak adanya pengawasan terhadap penyelenggaraan tata kearsipan, terlebih pada posisi penataan berkas. Sebab itulah, penataan berkas yang tidak sempurna ini dapat mengakibatkan arsip tidak terorganisir dengan baik.

Kebijaksanaan Penyusutan arsip tidak diikuti

Desentralisasi juga mengakibatkan kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti. Sehingga penambahan arsip terus meningkat, sementara pemusnahan arsip tidak dilakukan sesuai dengan aturan dan prosedur yang ada.

Itulah ulasan singkat mengenai contoh asas desentralisasi kearsipan serta kelebihan dan kelemahan asas desentralisasi kearsipan. Setiap instansi hendaknya mempertimbangkan contoh dari asas desentralisasi kearsipan ini serta kelebihan dan kekurangannnya agar bisa tepat menerapkan asas yang ada untuk instansinya.

Sumber:

http://zahrohana.blogspot.co.id

http://hananovitas.blogspot.co.id

http://www.kanalinfo.web.id

https://dhatulaulia.wordpress.com

http://nevyanna.blogspot.co.id
http://panjiades.blogspot.co.id

Share this post