Preservasi Arsip Sejarah Lisan

Preservasi arsip sejarah lisan

Penyimpanan. Agar arsip sejarah lisan selalu dalam kondisi baik dan siap pakai, maka diperlukan tempat yang khusus untuk penyimpanannya dengan memperhatikan prinsip – prinsip dasarnya, yaitu :

1. Murah agar dapat dijangkau anggaran pembangunannya
2. Ruang penyimpanan didesain sedemikian rupa agar dapat menanmpung arsip yang relatif banyak
3. Aman dari gangguan manusia yang tidak berwenang, binatang, dan alam
4. Mudah diakses

Untuk membangun gedung penyimpanan arsip sejarah lisan tidak dapat dilakukan secara tergesa – gesa dan sembarangan. Diperlukan teknik – teknik tertentu dan standar khusus, yaitu :

• Pembangunan gedung di dalam kantor letaknya agak berjauhan dari tempat kerja dan lalu lalang pekerja kantor.
• Konstruksi gedung harus dapat bertahan dari gangguan cuaca, gempa bumi dan tidak mudah terbakar
• Menggunakan bahan bangunan yang tidak mendatangkan rayap maupun binatang perusak lainnya
• Lantai bangunan didesain secara kuat dan tidak mudah lepas

Peta lokasi penataan rak arsip

Hal yang perlu dilakukan selanjutnya ialah menata rak sekaligus laci – lacinya untuk menyimpan arsip yang dimaksud. Untuk dapat menempatkan rak-rak tersebut agar sesuai dengan luas ruangan, maka jumlah rak yang akan mengisi ruangan tersebut harus diperhitungkan sedini mungkin. Pengaturan rak dapat memprgunakan susunan secara horizontal, vertikal, maupun kedua- duanya yang memungkinkan rak etrsebut berhubungan antara satu dengan yang lainnya.

Penataan dan penyimpanan arsip sejarah lisan

Setelah penataan rak arsip, selanjutnya perlu diperhatikan ada nya laci – laci untuk menata dan menyimpan arsip sejarah lisan. Penataan arsip pada dasarnya adalah pengelolaan aspek fisik, hanya dapat dilakukan setelah arsip dideskripsikan sesuai dengan ktentuan teknis yang berlaku. Tujuannya, agar fisik arsip tahan lama, menghindari kerusakan dan mudah saat penemuan kembali. Penyimpanan dan penataan arsip yang paling sesuai untuk arsip sejarah lisan adalah penataan secara vertikal. Hal ini dimaksudkan agar arsip dapat dengan mudah disusun secara baik dan sistematis.

Penyimpanan arsip berdasarkan nama pengisah

Penyimpanan dan penataan arsip berdasarkan nama pengisah paling mudah dilakukan, karena hanya disusun secara alfabetis nama pengisah. Namun penyimpanan arsip model ini akan embutuhkan tempat yang sangat luas.

Penyimpanan arsip berdasarkan tema

Dengan penyusunan arsip model ini, tentu saja akan membutuhkan tempat penyimpanan yang luas sama seperti penyimpanan arsip berdasarkan nama pengisah. Penyusunan model tema sebaiknya dilakukan secara alfabetis nama – nama tema tersebut.

Penyimpanan arsip berdasarkan waktu pelaksanaan wawancara

Arsip sejarah lisan yang disusun berdasarkan waktu pelaksanaan wawancara dapat saja dilakukan setiap tahun, dua tahun atau lima tahun sekali. Apabila disusun setahun sekali maka akan memerlukan tempat yang luas walaupun saat mencari kembali arsip akan lebih mudah dan cepat.

Pemeliharaan dan perawatan

Pemeliharaan dan perawatan arsip adalah suatu usaha yang dapat menjamin perlindungan maksimal terhadap arsip dalam waktu lama, sehingga dapat mengakses isi informasi untuk melindungi, mengawasi, memelihara, agar arsip tetap terjamin keselamatannya.
Arsip perlu dipelihara dan dirawat karena :

• Untuk keperluan praktis bagi instansi pencipta arsip
• Arsip merupakan bahan bukti yang memiliki informasi tinggi dan merupakan bahan pertanggungjwaban nasional
• Informasi yang terkandung didalam arsip memberi pelajaran yang berharga bagi para pengguna arsip.

Pertimbangan terpelihara dan terawatnya fisik dan informasi
Pertimbangan – pertimbangan tersebut antara lain :

• Melindungi arsip terhadap kerusakan, kehancuran, dan kehilangan
• Untuk kepentingan jangka panjang
• Pengaturan tata ruang yang baik
• Mengatur tata kerja dalam melayani arus keluar masuk arsip
• Menyimpan reel magnetic arsip pada lingkungan yang bersih
• Hindari kontaminasi arsip dari kotoran, debu, sidik jari dll
• Hindari arsip dari kekuatan cahaya lampu dan air
• Jangan menyimpan arsip dekat dengan radiator, televisi,dan  lingkungan elektronik lainnya
• Sebelum dan setelah arsip digunakan sebaiknya rsip diputar kembali ke keadaan semula
• Ketika tidak digunakan, sebaiknya arsip disimpan dan ditempatkan pada rak yang telah disediakan

Faktor perusak arsip dan pencegahannya

• Faktor fisika seperti cahaya lampu dan penerangan. Kerusakan yang ditimbulkan ialah pita rekaman melengkung.
• Suhu dan kelembaban yang tidak stabil menyebabkan timbulnya jamur pada arsip
• Partikel debu yang berasal dari polusi menyebabkan noda permanen pada arsip
• Faktor kimia seperti gas yang keluar dari sulpur dioksida atau peroksida dari karton dapat mempercepat reaksi hidrolis dan merusak arsip
• Faktor biota seperti jamur, insekta dan binatang pengerat yang dapat merusak arsip
• Faktor manusia

Pencegahan :

• Memasang filter untuk menyerap sinar ultra violet
• Menjaga kestabilan suhu dan kelembaban udara
• Memasang Air Conditioner
• Pemeriksaan dan membersihkan tempat penyimpanan arsip
• Gunakan kamper untuk mengusir serangga
• Lakukan fumigasi
• Memakai sarung tangan saat memegang arsip

Recleaning Arsip

Recleaning adalah suatu proses untuk membersihkan pita rekaman dari debu, jamur dan prtikel – partikel lainnya dengan cara memutar ulang arsip tersebut.

Daftar Pustaka :

• Paul Thompson. (1978). The Voice of the Past Oral History, Oxford University Press, New York.
• Tim Penyusun Kamus Pusat Bahasa. (2002). Kamus Besar Bahasa Indonesia. Balai Pustaka, Jakarta.
• Willa K Baum. (1982). Sejarah Lisan Untuk Masyarakat Sejarawan Setempat, Arsip Nasional Republik Indonesia, Jakarta.

Share this post