Akuisisi Arsip

Akuisisi Arsip

Menurut Pasal 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 yang mengatur tentang kearsipan, akuisisi proses penambahan arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui penyerahan arsip dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga arsip. Secara sederhana, akuisisi arsip
merupakan kegiatan penambahan arsip yang memiliki daya pertanggung jawaban, berasal dari lembaga negara atau badan pemerintah, swasta bahkan perorangan kepada lembaga kearsipan.

Akuisisi arsip ini sendiri memiliki tujuan untuk menjaga keselamatan dan kelestarian informasi bersejarah yang ada dalam bentuk memori kolektif kehidupan berbangsa dan bernegara agar bisa diakses dan diketahui oleh generasi yang akan datang. Kegiatan ini juga merupakan bentuk pertanggungjawaban pemerintah terhadap aksesibilitas informasi publik, yang masuk dalam hak masyarakat.

Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 yang membahas Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan, kegiatan akuisisi arsip ini merupakan bagian penting dari pengelolaan arsip statis. Kegiatan ini bahkan dapat dikatakan sebagai proses awal dalam proses pengelolaan arsip. Karena pengelolaan arsip bukan suatu proses yang mudah, maka akuisisi arsip sebagai gerbang awal memiliki andil penting karena sangat menentukan efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip selanjutnya.

Agar lebih berdaya guna, maka pelaksanaan akuisisi arsip statis perlu memperhatikan prinsip-prinsip mendasar terkait dengan prinsip akuisisi arsip.  Adapun prinsip-prinsip tersebut antara lain adalah:

1. Akuisisi arsip statis dilakukan dengan cara penarikan arsip statis oleh lembaga kearsipan dari pencipta arsip, maupun serah terima arsip statis dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan;
2. Arsip statis yang akan diakuisisi ke lembaga kearsipan telah ditetapkan sebagai arsip statis melalui proses penilaian berdasarkan pedoman penilaian kriteria dan jenis arsip yang memiliki nilaiguna sekunder, dan telah dinyatakan selesai masa simpan dinamisnya;
3. Arsip statis yang diakuisisi dalam keadaan teratur dan terdaftar dengan baik sesuai dengan bentuk dan media serta mengacu pada prinsip asal usul dan aturan asli;
4. Proses serah terima arsip dari kegiatan akuisisi arsip wajib didokumentasikan melalui pembuatan naskah serah terima arsip, berupa berita acara serah terima, daftar arsip yang diserahkan berikut riwayat arsip, dan arsipnya;
5. Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti dengan peralihan tanggungjawab  pengelolaannya.

Selain harus memperhatikan prinsip-prinsip tersebut diatas, dalam prosesnya, akuisisi arsip juga harus memperhatikan strategi akuisisi agar tujuan dari kegiatan akuisisi arsip dapat tercapai. Adapaun strategi akuisisi arsip menurut Peraturan Kepala ANRI Nomor 31 Tahun 2011 bertujuan untuk:

1. Mengarahkan keseluruhan kegiatan sesuai dengan sasaran akuisisi arsip statis;
2. Memberi batasan-batasan yang perlu dilakukan untuk memperoleh arsip statis;
3. Mencegah terjadinya perolehan arsip yang tidak layak disimpan secara permanen;
4. Mengatur proses serah terima arsip antara pihak lembaga kearsipan dengan pencipta arsip;
5. Mengontrol keseluruhan penyelenggaraan kegiatan akuisisi.

Proses akuisisi selanjutnya yaitu penilaian terhadap informasi yang ada dalam arsip yang bersangkutan. Penilaian ini merupakan proses yang penting untuk dilakukan karena merupakan penentu status akhir arsip yang layak untuk diakuisisi berdasarkan analisis fungsi organisasi pencipta arsip, substansi informasi dan juga karakteristik fisik arsip dengan cara memilah arsip yang memiliki keterangan telah dipermanenkan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yaitu arsip yang memilki nilai guna bagi sejarah. Yang dimaksud dengan arsip bernilai guna sejarah sendiri yaitu arsip yang memiliki nilai kebuktian, informasional dan juga instrinsik. Arsip yang pantas untuk diakuisisi ini yakni arsip yang autentik reliable dan juga utuh.

Tahap akhir dari proses akuisisi ini yaitu penyerahan arsip kepada lembaga kearsipan. Arsip yang telah diakuisisi tersebut haruslah dalam keadaan teratur dan juga terdaftar dengan baik sesuai dengan bentuk dan media yang mengacu pada aturan asli dan prinsip asal-usul arsip.

Dalam proses penyerahannya, arsip tersebut didokumentasikan dengan dukungan dari berita acara serah terima arsip statis, daftar arsip yang diserahkan, riwayat arsip serta fisik arsip. Proses serah terima ini diiringi dengan peralihan tanggung jawab pengelolaan dari pencipta ke lembaga kearsipan yang bersangkutan.

Sumber:

http://www.anugerahdino.com

https://basipda.bekasikab.go.id

https://aplikasi.dumaikota.go.id

Share this post