Penyelenggaraan Kearsipan UU No 43 Tahun 2009

Ulasan tentang Penyelenggaraan Kearsipan UU No 43 Tahun 2009

Tidak bisa dipungkiri nilai guna kearsipan di era seperti ini sangat berperan penting.
Proses pelaksanaannya telah diatur dalam undang-undang penyelenggaraan kearsipan UU 43 tahun 2009. Kearsipan sendiri bisa diartikan sebagai pengelolaan atau manajemen catatan rekaman kegiatan atau sumber-sumber informasi yang mempunyai nilai guna. Tujuan dibuat kearsipan adalah agar mudah ditemukan kembali sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat ketika dibutuhkan.

Kearsipan yang dilaksanakan secara optimal dan maksimal akan memberikan kelancaran kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi badan maupun perseorangan. Kearsipan juga bisa diartikan sebagai proses kegiatan pengaturan arsip mulai dari pembuatan, penerimaan, pencatatan, dan penyimpanan. Sistem tertentu bisa diterapkan untuk mempermudah arsip untuk ditemukan kembali ketika dibutuhkan. Namun, sistem tersebut harus mempertimbangkan aturan penyelenggaraan kearsipan UU 43 Tahun 2009 sebagai dasar hukum yang digunakan pada instansi kearsipan.

Berikut adalah hal-hal yang termaktub dalam Bab Undang-undang penyelenggaraan kearsipan No. 43 tahun 2009.

Hal Penting dalam Aturan Penyelenggaraan Kearsipan UU No 43 Tahun 2009

Bab I – Ketentuan Umum

Umumnya Bab pertama pada UU No. 43 tahun 2009 membahas mengenai definisi dan makna dari arsip dan kearsipan. Pada bab pertama ini juga dibahas mengenai macam-macam arsip dan definisi dari istilah-istilah yang sering muncul pada bab-bab selanjutnya. Setiap instansi atau organisasi yang menjalankan tugas kearsipan wajib memahami berbagai istilah yang disebutkan di bab I ini.

Bab II – Maksud, Tujuan, Asas dan Ruang Lingkup

Bab kedua menjelaskan tentang maksud penyelenggaraan kearsipan, tujuan penyelenggaraan kearsipan, dan juga ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan. Selain itu, Aturan penyelenggaraan kearsipan UU No 43 Tahun 2009 juga mengatur penyelenggaraan kearsipan yang harus mempertimbangkan asas-asas yang diatur sedemikian rupa. Pengaturan penyelenggaraan ini dimaksudkan agar penyelenggaraan kearsipan bisa dijalankan secara optimal dan maksimal.

Bab III – Penyelenggaraan Kearsipan

Dalam bagian ini, UU no 43 mengatur tentang penyelenggaraan kearsipan nasional tanggung jawabnya dibebankan kepada pemerintahan. Namun untuk penyelenggaraan kearsipan sendiri tanggung jawabnya dibebankan pada lembaga negara pemerintahan daerah, pemerintahan daerah, pemerintahan pendidikan, perusahaan, organisasi, politik, masyarakat maupun swasta.

Bab IV – Pengelolaan Arsip Dinamis

Dalam bab ini, diatur mengenai beberapa persyaratan pengelolaan arsip dinamis yang menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan kinerja yang akuntabel dan alat bukti yang valid dan sah berdasarkan suatu sistem. Selain itu, diatur juga beberapa hal yang menjadi alasan mengharuskan ditutupnya akses kepada arsip dinamis untuk umum.

Bab V – Pengelolaan Arsip Statis

Pada bab ke-5 ini, diatur beberapa hal yang diwajibkan untuk menjadi pertimbangan sebuah instansi dalam mengelola arsip statis. Hal ini didasarkan pada keselamatan arsip sebagai pertanggung jawaban nasional.

Bab VI – Autentitas

Aturan penyelenggaraan kearsipan UU No 43 tahun 2009 juga menata tentang sebuah standar harus ditetapkan dalam rangka membuktikan keatutentikan sebuah arsip. Demikian pula alat dan teknologi harus dibuat semumpuni dan sevalid mungkin agar autentitas arsip tetap terjaga.

Bab VII – Organisasi dan Peran Serta Masyarakat

Bab ini memberikan kewenangan terhadap arsiparis untuk membentuk organisasi profesi dengan pembinaan pemerintah dan pemerintah daerah. Oleh karena itu, masyarakat dapat turut berpartisipasi dalam kegiatan kearsipan. Kendati demikian, mengingat asas yang diterapkan pada penyelenggaraan kearsipan, masyarakat yang ingin ambil andil harus memenuhi beberapa syarat yang diajukan oleh arsiparis.

Bab VIII – Sanksi Administrasi

Pada bab VII Pasal 78-80 diatur mengenai beberapa contoh sanksi administrasi bagi setiap pejabat yang melakukan pelanggaran. Contohnya sanksi berupa penundaan kenaikan gaji, dan semacamnya.

Bab IX – Ketentuan Pidana

Pada Bab IX dijabarkan tentang ketentuan-ketentuan pidana yang dapat menjerat pejabat yang melakukan pelanggaran pada penyelenggaraan kearsipan. Contohnya pengrusakan arsip akan didenda Rp.250.000.000 atau kurungan selama 5 tahun.

Bab X – Ketentuan Peralihan

Peraturan pada Bab X menjelaskan bahwa ketentuan ini akan tetap berjalan sebelum ada peraturan baru atau peraturan yang tidak bertentangan dengan undang-undanng yang berkaitan dengan kearsipan.

Itulah beberapa simpulan dan isi singkat pada peraturan penyelenggaraan kearsipan UU No 43 tahun 2009. Aturan-aturan di atas wajib diterapkan pada setiap instansi yang melaksanakan penyelenggaraan kearsipan di Indonesia.

Sumber:

http://www.kemendagri.go.id

http://henisetiyaningsih.blogspot.co.id

http://acengwandi.blogspot.co.id

https://dian4nggraeni.wordpress.com

http://www.kanalinfo.web.id

Share this post