Tahapan identifikasi arsip vital

A. Pembentukan Tim kerja

Organisasi yang akan melaksanakan kegiatan identifikasi arsip perlu membentuk tim kerja. Keanggotaan tim kerja harus melibatkan pihak-pihak yang berkompeten dan bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip, terlebih kepada orang-orang yang berkedudukan atau ditempatkan pada satuan kerja yang berpotensi memiliki arsip vital, seperti unit hukum, unit pengawasan, unit kearsipa dan lainnya.

B. Pendataan

Pendataan arsip merupakan teknik pengumpulan data mengenai arsip vital pada setiap satuan unit kerja. Pendataan ini dilakukan dengan pendekatan (1) analisis organisai; (2) pengklasifikasian arsip; (3) analisis resiko. Pendataan ini dimaksudkan untuk memperoleh secara pasti jenis-jenis arsip vital yang terdapat pada satuan unit kerja yang berpotensi menciptakan dan memiliki arsip vital.
Survei atau pendataan merupakan kegiatan yang senantiasa diperlukan didalam menginventarisasi arsip-arsip yang bernilai vital. Menurut Betty R. Ricks, survei arsip vital merupakan suatu cara teknik pengumpulan informasi arsip tentang jumlah, tipe, fungsi, pengorganisasian arsip. Terdapat 3 cara yang harus dilakukan dalam menginventarisasi arsip, yaitu :

Melakukan inventarisasi fisik arsip pada tempat penyimpanan arsip.
Meninjau kembali berbagai fungsi organisasi dari setiap pertanggungjawaban yang ada.
Mengembangkan dan mendistribusikan kuesioner inventarisasi arsipyang ditujukan ke setiap unit kerja.

Dalam survei arsipyang merupakan masukan untuk menyusun program arsip vital, hal yang harus diungkapkan adalah nama organisasi, unit kerja, jenis arsip vital yang dimiliki, judul arsip vital, kode arsip vital, retensi arsip vital.
Sarana yang digunakan untuk melakukan pendataan arsip berupa formulir.

C. Pengolahan data

Pendataan yang telah dilakukan di setiap satuan kerja kemudian diolah untuk memperoleh kepastian arsip yang termasuk arsip vital. Pengolahan data ini dengan cara mengompilasi keseluruhan formulir pendataan arsip vital berdasarkan isian klasifikasi, kemudian dilengkapi dengan menganalisa arsip melalui pendekatan :

Analisis hukum, dengan mengajukan pertanyaan seperti :
Apakah arsip tersebut secara legal mengandung hak dan kewajiban atas kepemilikan negara/warga negara/organisasi?
Apakah hilangnya arsip tersebut dapat menimbulkan tuntutan hukum bagi organisasi?
Jika arsip tersebut hilang, apakah duplikasinya harus dikeluarkan dibawah sumpah?

Jika jawaban dari beberapa pertanyaan diatas adalah “Ya”, maka dapat dipastikan arsip tersebut merupakan arsip vital.

Analisis resiko, dengan melakukan pertanyaan seperti :
Jika arsip hilang, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk merekontruksinya dan berapa besar biayanya?
Berapa lama waktu produktif perusahaan untuk mencari dan menemukan arsip serta berapa besar biaya yang dikeluarkan?
Berapa besar kerugian yang diciptakan apabila arsip tersebut tidak ditemukan?

Penentuan arsip vital merupakan kelanjutan dari pengolahan data. Arsip yang telah diinventarisasi selanjutnya akan dilakukan pengujian terhadap kesesuaian antara ciri-ciri dan kriteria arsip.

D. Penyusunan daftar arsip vital

Setelah memperoleh kepastian mengenai mana saja yang diidentifikasikan sebagai arsip vital, baik setelah pendekatan analisis maupun pengujian, maka formulir pendataan arsip tersebut di kompilasi ke dalam suatu daftar khusus. Semua arsip vital yang telah diuji dan ditentukan sebagai arsip vital milik organisasi, akan terekam dan terangkum dalam suatu daftar yang dinamakan Daftar Arsip Vital.
Daftar arsip vital milik organisasi ini selanjutnya akan ditandatangani oleh Ketua Tim Kerja yang telah dibentuk sebelumnya sebagai bentuk pertanggungjawaban.

Daftar arsip vital ini perlu dievaluasi setiap tahunnya mengingat arsip yang telah dikategorikan vital ini tentunya tidak akan selamanya menjadi arsip vital organisasi. Daftar arsip vital disimpan oleh unit yang bertanggungjawab untuk mengamankan keseluruhan arsip milik organisasi dan sifatnya tertutup, tidak boleh diketahui pihak luar organisasi.

Daftar Pustaka:

Martono, Budi. (1994). Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.
Penn, Ira, A. (1989). Records Management Handbook. Gower: Aldershoot.
Rics, Betty, R. (1992). Information and Image Management, a Records System Approach. Cincinnati, USA: South-Western Publishing Co.

Tahapan identifikasi arsip vital