Rancangan program arsip vital dan jadwal retensi nya

Rancangan program arsip vital dan jadwal retensi nya

Menurut Sondang P. Siagian, rancangan adalah usaha sadar dan pengambilankeputusan yang telah terhitungkan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa depan dalam dan oleh suatu organisasi dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dalam pendekatan manajemen, rancangan merupakan suatu kebijakan, sedangkan program adalah pelaksanaan. Artinya, program mempunyai peranan untuk melancarkan pelaksanaan dari suatu rancangan.

Program Arsip Vital sendiri diartikan sebagai suatu metode yang sistematis dalam melakukan seleksi, perlindungan dan penyediaan arsip disaat emergensi. (Ricks; 1992, 16). sebagai suatu metode, program arsip vital memiliki tujuan, yaituuntuk :

1. Menetapkan dan menentukan jenis arsip vital
2. Menetapkan siapa yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip vital
3. Mengidentifikasi risiko yang potensial apabila tidak tersedia arsip vital
4. Menganalisis dan mengklasifikasi arsip yang termasuk vital
5. Mendesain metode perlindungan arsip vital
6. Menyeleksi fasilitas penyimpanan arsip vital yang tepat
7. Mengembangkan prosedur operasional terhadap arsip vital
8. Mengedit dan melakukan uji coba prosedur program arsip vital

Rancangan program arsip vital

Rancangan program arsip vital merupakan kegiatan pengelolaan arsip vital pada tahap awal untuk memperoleh dukungan dan persetujuan dari pimpinan organisasi. Menururt Patricia E. Wallace dkk (1992: 275), hal-hal yang diperlukan dlam program ini sebagai berikut :

1. Dukungan dan persetujuan Top Management
2. Penunjukan personal
3. Penentuan jenis arsip vital. Untuk menentukan jenis arsip yang termasuk arsip vital atau buakan, dilakukan beberapa pendekatan, yaitu analisis fungsi, klasifikasi arsip, serta analisis untung rugi.

Menururt ARMA (Association of Records Management ang Administrators), hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan arsip vital :

• Arsip keuangan, seperti masalah bantuan keuangan
• Arsip pekerja, seperti daftar gaji
• Arsip pabrik, seperti spesifikasi produksi dan gambar teknik
• Alat/instrumen perundingan seperti catatan cek dan surat obligasi
• Informasi kebijakan asuransi
• Arsip kepemilikan, seperti hak paten, lisensi
• Kontrak dan persetujuan dengan amandemen, dll

4. Penentuan lokasi penyimpanan
5. Penentuan metode penyimpanan
Metode penyimpanan arsip vital harus memperhatikan faktor keamanan, baik aman dari ancaman manusia, maupun ancaman lain yang menyebabkan arsip vital organisasi tidak tersedia ketika diperlukan.

Pelaksanaan survei arsip vital

Kegiatan survei ini bertujuan untuk melakukan inventarisasi secara menyeluruh dari arsip yang tercipta dalam suatu organisasi. Menurut Betty R Ricks, survei arsip vital merupakan suatu teknik pengumpulan informasi arsip tentang jumlah, tipe, fungsi, pengorganisasian arsip. Adapun yang di survei adalah macam-macam arsip yang dimiliki, lokasi penyimpanan, kriteria arsip, vital atau tidaknya arsip.

Evaluasi program arsip vital

Sebagaimana setiap pelaksanaan program, seorang Records Manager , diharapkan mampu mengevaluasi pelaksanaan yang telah berlangsung. Apakah terkait dengan personel yang melakukan pendataan, peralatan survei, waktu pelaksanaan yang terlalu singkat, tidak akomodatifnya perlakuan dari setiap unit kerja dan masalah lainnya. Dalam melakukan evaluasi, diperlukan tolok ukur dari masing-masing unsur yang akan dievaluasi, apakah itu personel, besarnya anggaran, sarana formulir untuk pendataan, proses pengolahan data, metode untuk memperoleh data, maupun hasil-hasilnya.

Jadwal Retensi Arsip Vital

Penyusunan JRA vital dalam rangka memudahkan untuk menentukan masa simpan arsip vital, termasuk lokasi penyimpanan, maupun metode penyimpanannya.
Tujuan Retensi Arsip Vital
Retensi arsip vital memiliki 2 tujuan utama, yaitu memenuhi kebutuhan perusahaan dan persyaratan perundang-undangan (Sulistyo Basuki ; 1996: 197). Dalam rangka memenuhi keperluan perusahaan, tujuan retensi arsip vital yaitu :

• Mengurangi biaya pengelolaan arsip vital. Artinya, setiap perusahaan bermaksud menekan efisiensi pengeluaran pengelolaan arsip vital.
• Efektivitas tersedianya arsip vital. Artinya, arsip vitalnya mudah diketemukan kembali saat dibutukan.

Penyusunan Retensi Arsip Vital

Merupakan kegiatan untuk menentukan masa simpan arsip vital. Pada JRA vital memiliki format yang berbeda dengan format JRA pada umumnya. Pada format JRA umumnya terdapat serius arsip, masa simpan aktif dan inaktifnya, penentuan nasib akhir arsip. Sedangkan format JRA vital memiliki ketentuan sendiri, yaitu :

• Unit kerja yang menciptakan arsip
• Menyebutkan alamat lokasi penyimpanannya
• Menyebutkan frekuensi penggunaannya meskipun semua arsip vital berstatus aktif walau jarang digunakan
• Menyebutkan tanggaldan jadwal diberlakukan sebagai arsip vital
• Menjelaskan mengapa perlu disimpan sebagai arsip vital
• Menjelaskan cara melindungi arsip vital
• Menuliskan kode identitas sesuai klasifikasi arsip
• Menyebutkan tipe arsip sesuai jenis medianya
• Memperoleh persetujuan dari kepala unit kerja

Transfer penyimpanan arsip vital

Menurut Betty R. Ricks, transfer dan prosedur pemindahan mencakup 3 hal, yaitu :

• Tersedianya daftar induk arsip vital
• Transfer arsip vital. Transfer arsip vital perlu dilakukan ke tempat penyimpanan arsip vital. Prosedur transfer dan perlindungn harus dibuat dan disebarluaskan ke seluruh bagian.
• Prosedur penanganan arsip

Proses transfer akan berjalan sebagaimana mestinya apabila didukung dengan kesiapan SDM maupun lokasi penympanan arsip vital.

Daftar Pustaka :

• ARMA. (1986). Developing and Operating Records Retention Program.
• Penn, Ira, A. (1992). Records Management Handbook, England. Gower Publishing Co. Ltd.

Share this post