Konsep dasar Manajemen Keadaan Darurat (Emergency Management)

Emergency atau keadaan darurat adalah suatu kejadian yang mengakibatkan kerugian organisasi yang terjadi dengan tidak terduga, dimana diharapkan pegawai melakukan tindakan untuk menyelamatkan aset organisasi serta menjaga kegiatan organisasi agar tetap berjalan. Sementara itu Emergeny Management adalah pendekatan yang terencana untuk mencegah bencana, persiapan, dan tindakan dalam menghadapi keadaan darurat serta pemulihan setelah terjadinya keadaan darurat. Contoh keadaan darurat yang dapat merusak arsip menurut Ira Penn (Ira Penn, dkk, 1998: 129) :

Pecahnya pipa air menyebabkan arsip basah
Ledakan bom menghancurkan gedung beserta isinya
Badai hebat yang merusak sarana dan prasarana
Fluktuasi arus listrik menyebabkan data dalam komputer hilang
Banjir bandang yang menghanyutkan seluruh arsip
Peralatan radar militer dan bandara merusak arsip dalam komputer
Kecerobohan menyebabkan arsip bocor
Tumpahan secangkir kopi dapat menyebabkan arsip rusak.
Virus komputer yang dapat menyebabkan kerusakan data secara luas
Vandali sme menyebabkan kerusakan arsip
Kebakaran yang memusnahkan suatu fasilitas
Angin tornado dan badai besar yang merusak sarana dan prasarana.

Tipe – Tipe Bencana

Gerard Goetmer dalam Emergency Management; Principles and Practice for Local Government mengidentifikasi ada 3 tipe bencana, yaitu bencana alam, bencana teknologi, dan sipil. Bencana alam meliputi gempa bumi, angin topan, angin ribut, dan banjir. Sementara bencana teknologi merupakan kejadian yang disebabkan oleh kesalahan manusia, seperti kecelakaan pesawat udara ataupun kesalahan konstruksi yang mengakibatkan sautu gedung tidak berfungsi. Bencana yang disebabkan masyarakat/sipil adalah kegiatan masyarakat yang sifatnyadestruktif atau merusak yang dapat mengakibatkan kerugian, kecelakaan, bahkan kematian. Bencana akibat ulah manusia ini berupa pencurian, spionase,vandalisme, teroris, kerusuhan, dan perang.

Tahapan dalam manajemen keadaan darurat

Pelaksanaan Emergency Management terhadap arsip perlu dikaitkan dengan penyelamatan aset organisasi secara keseluruhan. Ada 4 tahapan dalam emergency management, yaitu :

Tahap pencegahan (prevention)
Persiapan (preparedness)
Tindakan (response)
Pemulihan (recovery)

Keuntungan dari Manajemen Keadaan Darurat

Memulai kembali kegiatan secara cepat
Memperbaiki tingkat keselamatan
Melindungi arsip vital organisasi
Mengurangi biaya asuransi
Memperbaiki tingkat keamanan
Mematuhi peraturan
Mengurangi kesalahan karena panik

Management Keadaan Darurat untuk Arsip dan Informasi

1. Kegunaan manajemen keadaan darurat untuk arsip
Terdapat manfaat dan kegunaan manajemen keadaan darurat untuk arsip dan informasi yang meliputi :

Menghindarkan musnahnya arsip dan informasi
Mengidentifikasi sumber informasi dan arsip organisasi
Menyiapkanresponse atau tindakan terhadap bencana yang membahayakan arsip dan informasi
Mengidentifikasi pegawai yang tanggap terhadap bencana dan peran mereka
Melaksanakan prosedur pemulihan arsip yang rusak
Melaksanakan prioritas pemulihan
Mengidentifikasi sumber untuk pemulihan arsip

Perkembangan teknologi menyebabkan manajemen keadaan darurat terhadap arsip dan informasi menjadi lebih kompleks. Karena sekarang ini arsip disimpan dalam berbagai media. Emergency Management Plan haruslah dapat membahas penanganan arsip dalam berbagai media.

2. Tujuan rancangan manajemen keadaan darurat
Terdapat 4 tujuan utama yaitu :

Mengidentifikasi dan melindungi arsip vital
Mengurangi resiko akibat bencana
Menjamin organisasi dapat menjalankan kegiatan secara efektif setelah terjadi bencana
Menjamin organisasi mampu pulih kembali

Dukungan pimpinan organisasi
Dalam pelaksanaan manajemen keadaan darurat secara efektifmaka sangat diperlukan dukungan dari pihak pimpinan. Jika pucuk pimpinan sudah mendukung kegiatan tersebut, maka pihak pimpinan tingkat hanya tinggal melaksanakan kebijakan tersebut.

Daftar Pustaka :

Kompas. Mengelola Risiko Bank. 29 Juli 2007. Halaman 11.
Jones, Virginia A CRM dan Keyes, Kris E. Emergency Management and Information Program, ARMA International, Prairie Village, Kansas.

Konsep dasar Manajemen Keadaan Darurat (Emergency Management)