Proteksi Arsip Vital

Proteksi arsip vital yaitu suatu cara untuk mencegah dan menghindari fisik dan informasi arsip vital dari ancaman kerusakan maupun musnah yang disebabkan oleh berbagai faktor kerusakan arsip, terutama terkait dengan adanya bencana. Proteksi arsip vital merupakan tindakan preventif yang dilakukan sebelum terjadinya suatu peristiwa yang berdampak pada rusak dan musnahya arsip.
Terdapat beberapa kriteria dalam melakukan proteksi arsip vital, yaitu :

Memprioritaskan fisik arsip vital agar tetap utuh tersimpan dan terselamatkan oleh organisasi dari segala bencana
Informasi arsip vital tersimpan pada setiap satuan unit kerja yang senantiasa menggunakan arsip vital tersebut.
Mudah melakukan pemulihan terhadap arsip vital apabila terjadi suatu bencana
Apapun perkembangan arsip vital, tetap diperlakukan secara khusus.

Faktor-kator yang mempengaruhi metode perlindungan arsip vital
Ada 3 faktor yang berperan mempengaruhi seleksi ataupun pemilihan metode proteksi arsip vital, yaitu:

Kebutuhan akses
Lamanya masa simpan
Kualitas fisik arsip

Bentuk-bentuk metode perlindungan arsip vital

Duplikasi. Duplikasi atau penggandaan merupakan salah satu cara membuat salinan arsip aslinya serta mengantisipasi keberadaan arsip yang hilang. Pada saat melakukan penggandaan dengan cara mengkopi, usahakan tidak sampai merusak arsip lainnya. Jangan terlalu sering melakukan penggandaan arsip. Penggandaan arsip dapat dilakukan dalam bentuk media lain selain kertas, seperti mikrofilm, mikrofische,dan rekaman magnetik.
Pemencaran. Pemencaran lokasi penyimpanan arsip vital disarankan berjarak kurang lebih 5 mil. Terdapat 2 cara pemencaran arsip vital :

Existing Dispersal

Improvised dispersal

Pemindahan. Sumber asli arsip vital dipindahkan ke lokasi penyimpanan arsip vital, biasanya yang dipindahkan dari lokasi semula adalah arsip vital dinamis aktif.
Peralatan khusus. Perlatan khusus yang dimaksud adalah saran penyimpanan yang tahan api, tahan air, serta tahan benturan keras, terbuat dari besi, jika perlu berada dalm lokasi ruang bawah tanah.
Penyimpanan di pusat arsip.

Bentuk perlindungan lain arsip vital
Ancaman bahaya :

Pencurian
Penempatan yang salah
Kebocoran informasi
Air
Serangga dan hewan pengerat
Jamur, lumut dan kelembaban yang berlebihan
Debu
Cahaya
Bahan kimia yang berbahaya

Perlindungan yang dianjurkan :

Penggunaan sitem keamanan
Membatasi jalan masuk arsip ke penyimpanan arsip yang asli
Membatasi akses arsip
Tidak menyimpan arsip vital di area lanti dan memeriksa secara rutin kebocoran gedung
Memelihara dan mengoptimalkan sarana pembasmi hewan
Menjaga temperatur udara antara 65-57 derajat fahrenhait dan kelembabannya 40-50%
Menggunakan pembersih udara untuk menghilangkan debu
Membatasi pintu dan jendela yang mengarah ke ruang penyimpanan arsip vital
Bahan kimia hanya digunakan untuk duplikasi arsip vital

Pengamanan arsip vital

Pengamanan arsip vital memiliki sasarn bagaimana suatu organisasi mampu menjamin kerahasiaan arsip vital, mampu menyediakan informasi yang tepat dalam waktu yang cepat, serta mencegah upaya akses yang tidak berwenang terhadap informasi arsip vital. Prosedur yang dilakukan ketika menyimpan arsip vital :

sifat	Pengamanan fisik	Pengamanan informasi
vital	Dalam ruang besi yang dirancang khusus, ruang bebas banjir, tahan api, dan terhindar tindakan pencurian	Hanya orang tertentu yang mampu mengaksesnya
Penting	Ruang khusus yang tersimpan di central fila pada setiap unit pengolah	Hanya pejabat dan pengelola yang boleh mengaksesnya
Berguna	Filling cabinet yang tersimpan di central file	Yang mengakses perlu persetujuan penanggung jawab pemilik arsip
Biasa	Filling cabinet	Terbuka untuk umum

Pemeliharaan ruang penyimpanan arsip vital

jenis	Suhu temperatur	Kelembaban
Kertas	22-24 derajat C	50-65 % RH
Foto hitam putih	< 21 derajat C	< 40 % RH
Foto berwarna	0-5 derajat C	< 40 % RH
Microfilm	21 derajat C	< 40 % RH
Film cane	1-16 derajat C	30-50 % RH
Piringan hitam	4-16 derajat c	40-60 % RH

Daftar Pustaka:

Diamond, Susan, Z. (1983). Records Management, a Practical Guide. New York: Amacom.
Wallace, Patricia, E. (1992). Records Management; Integrated Information System. New Jersey: Englewood Cliff.

Proteksi Arsip Vital