Tahapan Manajemen Keadaan Darurat

A. Tahapan Pencegahan (prevention)

Pencegahan ini meliputi pengurangan tingkat risiko yang panjang dan ancaman alam dan manusia.

Melaksanakan proses manajemen risiko

Analisis risiko dan assesmen risiko merupakan proses kegiatan manajemen risiko yang sangat penting dilaksanakan dalam rangka menentukan arsip yang riskan terkena bencana.

Analisis dampak terhadap organisasi

Meliputi identifikasi proses dampak fungsi – fungsi organisasi yang kritis dan menentukan maksimal kehilangan arsip yang dapat ditoleransi dalam kasus dampak negatif yang begitu besar.kemungkinan ancaman terhadap arsip berkisar tinngi, sedang rendah. Rating dampak akibat bencana dikur sebagai berikut :

0 = tidak ada dampak, dapat terus beroperasi
1 = dampak sedang, operasional terganggu sekitar 8 jam
2 = kerusakan terhadap sarana, operasional terganggu sekitar 8-24 jam
3 = kerusakan besar, operasional terganggu hingga 48 jam

Rancangan pencegahan bencana

Rancangan ini dilaksanakan untuk mencegah bencana yang dapat dicegah serta meminimalisasi kerugian akibat bencana. Rancangan berdasarkan program arsip vital, manajemen resiko, dan fase pencegahan. Rancangan ini memberikan arah untuk mengurangi risiko arsip dan informasi dari bencana alam maupun ulah manusia. Tujuannya untuk mencegah kehilangan biaya penyelamatan arsip vital dan agar organisasi dapar beroperasi kembali setelah bencana.

B. Tahapan persiapan (preparedness)

Tahapan persiapan adalah mengembangkan kemampuan untuk meresponse suatu keadaan darurat. Kagiatan utama dari persiapan adalah mempersiapkan rancangan manajemen keadaan darurat untuk arsip dan informasi yang meliputi persiapan, pelaksanaaan, kemutakhiran dan response terhadap suatu keadaan darurat. Rancangan ini bertujuan memberi dasar tindakan yang sistematis dalam menghadapi ancaman terhadap organisasi, serta arsip dan informasinya. Tahapan persiapan :

Membentuk tim
Mempertimbangkan biaya yang dibutuhkan
Menentukan strategi tindakan
Menentukan strategi pemulihan
Mengumpulkan data
Mengembangkan rancangan manajemen keadaan darurat

C. Tahap Tindakan

Tahap tindakan meliputi kegiatan yang diambil sebelum, selama atau setelah keadaan darurat guna meminimalkan kerusakan atau memperbaiki arsip. Kegiatan yang perlu dipertimbangkan :

Pengenalan terhadap bencana
Menghubungi pihak terkait
Melaksanakan rencana yang telah dibuat
Penilaian kerusakan
Keamanan
Contingency

D. Tahapan Pemulihan

Pemulihan merupakan pelaksanaan kegiatan dalam jangka pendek untuk memperbaiki arsip vital. Tingkat tindakan dan kompleksitas pekerjaan yang dilaksanakan tergantung tingkat dan tipe bencana dan efektivitas Rancangan Manajemen Keadaan Darurat. Pemulihan meliputi 5 tahap, yaitu :

Penilaian kerusakan

Biasanya hanya perkiraan dasar kerusakan secara menyeluruh.

Stabilisasi

Kegiatan ini peelu untuk keselamatan pegawai, seperti mematikan gas, memperbaiki air yang bocor, mematikan listrik.

Penyelamatan

Kegiatan penyelamatan terhadap arsip kertas maupun media lainnya.

Restorasi/perbaikan

Seperti membersihkan lantai, dinding, langit-langit dna peralatan gedung lainnya.

Memulai kembali kegiatan, seperti :

Pembersihan, perbaikan serta penempatan kembali gedung
Pembersihan, perbaikan, serta penempatan kembali perabot dan peralatan
Memilah, mengatur dan mengindeks arsip yang selamat
Penempatan dan penyimpanan kembali arsip yang selamat

Daftar Pustaka :

Kompas. Mengelola Risiko Bank. 29 Juli 2007. Halaman 11
Penn, Ira A, Pennix, Gail B., dan Coulson, Jim. (1998). Records Management Handling. Second Edition. Gower.

Tahapan Manajemen Keadaan Darurat