Pemulihan arsip

Pemulihan Arsip

Pemulihan arsip vital merupakan kegiatan rekonstruksi arsip vital setelah terjadi bencana. Rekonstruksi dilakukan untuk mengembalikan kondisi fisik arsip sesuai dengan keadaan semula, minimal mampu menyajikan dan menyediakan fisik dan informasi arsip vital seperti pada keadaan semula.

Rencana pencegahan dan pemulihan bencana

Rencana pencegahan dan pemulihan bencana harus memiliki sasaran yang jelas (Sulistyo  Basuki, 2003: 249). Sasaran umumnya mencakup hal-hal sebagai berikut:

1. Adanya metode yang efektif dan efisien dalam pencegahan kerusakan atau musnahnya arsip.
2. Adanya koordinasi dalam melakukan pemulihan arsip pasca-bencana
3. Meminimalkan adanya gangguan terhadap bencana terhadap kegiatan rutin
4. Membatasi perluasan kerusakan dan mencegah terjadinya bencana yang lebih luas
5. Menyusun operasi alternatif
6. Menyediakan jasa dan operasi pemulihan yang cepat dan lancar
7. Mencegah luka terhadap personel yang melakukan pemulihan
8. Mencegah kerusakan terhadap harta dan aset organisasi
9. Meminimalkan dampak ekonomi
10. Menjamin kelangsungan organisasi akibat terjadinya bencana

Rencana pencegahan dan pemulihan ini perlu diketahui dan mendapat persetujuan dari pemilik arsip vital maupun penanggung jawab program karena membutuhkan biaya yang besar dan melibatkan banyak pihak.

Tim penanggulangan bencana

Tim penanggulangan bencana dibentuk dalam rangka memulihkan dan menyelamatkan arsip vital yang terkena bencana. Tim ini terdiri dari beberapa sub tim, yaitu :

• Tim administrasi
• Tim penunjang
• Rim pengamanan

Bentuk-bentuk metode pemulihan arsip vital

Beberapa kasus bencana alam kerusakan arsip media kertas sebagian besar disebabkan oleh air. Air beresiko terhadap munculnya biota, seperti jamur yang terus berkembang biak. Oleh karena itu, sebagian penanganannya berjenis sebagai berikut :

• Vacuum Freeze Drying yaitu proses yang dilalui bahan-bahan arsip untuk dibekukan dan dikeeringkan dalam ruang yang bersuhu tinggi.
• Vacuum Drying yaitu sarana untuk memproses kertas-kertas basah yang tidak ditempatkan dalam sebuah ruangan yang memungkinkan munculnya cairan/embun.
• Freezing yaitu proses pembekuan. Kertas yang basah dimasukkan ke ruangan yang bersuhu dibawah titik beku dan dibiarkan membeku dalam beberapa lama.
• Air Drying yaitu proses pengeringan udara yang hanya dapat dilakukan dalam kondisi lingkungan yang stabil dan mampu mencegah pertumbuhan lumut. Suhu idealnya adalah 10-12 derajat celcius dan kelembaban udaranya antara 25-35%.

Bagi arsip kertas yang mengalami kerusakan selain disimpan pada lokasi yang diterangkan diatas, dapat pula dilakukan dengan perbaikan fisik arsip, yaitu :

1. Menambal dan menyambung dengan menggunakan bubur kertas dan potongan kertas
2. Laminasi
3. Enkapsulasi
4. Leafcasting
5. Binding

Pemulihan arsip akibat bencana kebakaran

Upaya yang dapat dilakukan dalam mencegah atau memulihkan arsip yang terbakar adalah :

1. Menggunakan alat yang digerakkan secara manual bukan dengan mesin
2. Menggunakan forklift berdaya gas bukan listrik
3. Melarang penggunaan alat pemanas, mesin fotocopy, batu baterai dan sumber api lainnya
4. Melarang penyimpanan bahan kimia, minyak dan cat atau benda lain yang mudah terbakar dalam ruang penyimpanan arsip
5. Membatasi ruang penyimpanan arsip paling sedikit 30 cm dari cahaya terdekat

Daftar Pustaka:

• Diamond, Susan, Z. (1983). Records Management, a Practical Guide. New York: Amacom.
• Wallace, Patricia, E. (1992). Records Management; Integrated Information System. New Jersey: Englewood Cliff.

Share this post