Perlindungan Arsip Vital Non Kertas

Secara garis besar, menurut Betty R. Ricks, terdapat beberapa langkah yang harus ditempuh dalam rangka pelaksanaan program proteksi asip vital elektronik, yaitu :

Analisis penerapan komputer
Penciptaan prosedur
Pemilihan lokasi komputer
Rencana pelaksanaan
Uji coba

Media rekam arsip elektronik

Berdasarkan media rekam yang digunakan untuk menyimpan arsip elektronik, dapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu:

Media bentuk khusus

Merupakan media yang pertama kali digunakan ketika komputer mulai dikembangkan, contohnya, pita kertas berlubang yang dikonversikan atau dikodekan secara digital.

Media magnetik

Media magnetik lebih tahan lama karena memiliki kapasitas daya simpan yang lebih tinggi, contohnya :

Disk Magnetic

Pita Magnetic

Kaset

Media optik

Media simpan lain adalah berbentuk compact disc (CD) yang terbuat dari lembaran alumunium tipis yang dletakkan diantara 2 lapisan plastik tipis sebagai pelindung. CD yang terkenal saat ini adalah :

CD-ROM (compact disc read memory only)

Erasable Optical Disc

Audio-CD

Video-CD

Photo-CD

DVD-Rom

Proteksi arsip elektronik

Arsip vital elektronik pada dasarnya sangat rentan terhadap kerusakan yang diakibatkan bencana. Oleh karena itu, metode pencegahan yang dilakukan terkait dengan sarana arsip yang digunakan dalam menciptakan arsip elektronik. Ada beberapa metodee proteksi arsip vital elektronik, yaitu :

Metode rekaman data

Microforms sebagai sumber cadangan

Perlindungan file-file EDP

Pengamanan dan pelestarian arsip vital elektronik

Hal lain yang berhubungan dengan pengelolaan arsip elektronik adalah segi keamanan baik informasinya maupun fisiknya. Perlu ditentukan prosedur khusus yang berkaitan dengan accessibility atau kewenangan jalan masuk ke dalam data komputer.

Secara garis besar, kerusakan arsip elektronik dapat dibagi 2, yaitu level perangkat keras, untuk menyimpan data maupun level berkas arsipnya. Kerusakan pada level berkasnya bisa jadi karena adanya virus. Jalan keluar dari kedua penyebab kerusakan itu adalah dengan meng install kembali komputer dari back up file dan harus dilakukan secara periodik setiap kali ada kesempatan.
Keamanan fisik arsip juga tidak kalah penting. Kerusakan fisik arsip sebelum terjadnya bencana sangat berhubungan dengan media penyimpanan, seperti disket, harddisk atau lainnya maupun juga diakibatkan oleh gangguan virus yang merusak data/informasi didalamnya. Penyimpanan fisik arsip elektronik yang ideal adalah antara 11-12 derajat celcius dan kelembaban berkisar antara 45-65% kelembaban relatif.

Reprografi arsip vital elektronik

Reprografi merupakan kegiatan penggandaan dan pengulangan sebuah dokumen yang mencakup 3 proses dasar, yaitu :

Copying
Duplicating
Microcopying

Reproduksi arsip audiovisual

Reproduksi adlah salah satu cara pemeliharaan dan perlindungan arsip yang harus dilakukan oleh organisasi apabila mereka masih menyimpan arsip vital dalam bentuk audiovisual. Tujuannya adalah :

Mengawetkan atau memaksimalkan kualitas gambar dan suara
Menentukan keamanan dan melindungi dari kehilangan isi informasi apabila media rekam aslinya rusak
Menetapkan referensi dan duplikasi dalam rangka layanan akses
Menghindarkan hilangnya informasi arsip

Daftar Pustaka:

Basuki, Sulistyo. (2003). Manajemen Arsip Dinamis; Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen. Jakarta: Gramedia.
Diamond, Susan, Z. (1983). Records Management; A Practical Guide. New York: Amacom.

Perlindungan Arsip Vital Non Kertas