Rekod Keuangan

Rekod Keuangan

Pengertian dan jenis dokumen perusahaan 

Menurut Undang – Undang No. 8 tahun 1997 tentang Dokumen perusahaan, disebutkan bahwa dokumen perusahaan terdiri atas, dokumen keuangan dan dokumen lainnya (pasal 2).

Pasal 3 lebih lanjut menjelaskan bahwa dokumen perusahaan terdiri atas catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan yang merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha suatu perusahaan.

Pasal 4  menjelaskan bahwa dokumen lainnya, terdiri atas data atau setiap tulisan yang berisi keterangan yang mempunyai nilai bagi perusahaan meskipun tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan.

Contoh rekod keuangan suatu perusahaan :

• Buku harian, buku besar, jurnal
• Bukti penerimaan & pengeluaran kas / bank
• Faktur, nota debit, nota kredit
• Rekening koran
• Neraca
• Perhitungan rugi / laba
• Daftar sumber dan penggunaan keuangan

Pasal 5  menyebutkan bahwa jenis – jenis dokumen keuangan yaitu catatan yang terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal – hal yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan.

Pasal 6 UU No. 8 tahun 1997 menyebutkan bahwa bukti pembukuan terdiri dari warkat – warkat yang digunakan sebagai dasar pembukuan yang mempengaruhi perubahan kekayaan, utang, dan modal.
Neraca Tahunan  adalah salah satu bentuk catatan yang menggambarkan posisi kekayaan, utang dan modal pada akhir tahun buku yang merupakan pertanggungjawaban keuangan.

Rekening  adalah salah satu bentuk catatan yang dibuat perusahaan untuk menampung transaksi yang sejenis yang digunakan sebagai dasar penyusunan laporan keuangan, dan dapat juga disebut buku besar atau perkiraan.

Jurnal transaksi harian adalah satu bentuk catatan yang menggambarkan adanya transaksi yang dapat berupa buku harian atau catatan harian atau tulisan lainnya.

Warkat adalah dokumen tertulis yang bentuk dan penggunaannya ditetapkan menurut aturan tertentu dan merupakan bukti transaksi.

Rekod keuangan biasanya ditata berdasarkan urutan kronologis.

Rekod lainnya yang tercipta dalam bisnis adalah rekod tentang hukum, pemasaran, pegawai, dan produksi. Rekod hukum biasanya berupa akta pendirian perusahaan, akte notaris tentang kepemilikan bangunan, akte tanah, pengembangan serta merger perusahaan. Akte – akte ini bersifat vital. Rekod hukum merupakan landasan institusi atau perusahaan berpijak, sebagai produk yang diciptakan oleh institusi atau perusahaan sebagai pedoman dan prosedur pekerjaan didalam organisasi. Rekod hukum dapat ditata sesuia dengan nomor hukum pada saat ia diciptakan dan biasanya disimpan di tempat pimpinan tertinggi.
Rekod pegawai. Rekod yang tercipta biasanya antara lain :

• Tentang rekruitmen pegawai
• Kesejahteraan pegawai
• Promosi pegawai
• Daftar pegawai
• Kesehatan pegawai
• Hak pensiun
• Appraisal pegawai

Rekod pegawai biasanya ditata berdasarkan berkas personal dan diatur dengan urutan abjad nama pegawai.

Rekod pemasaran adalah rekod yang tercipta karena perusahaan akan memasarkan produknya.

Rekod produksi berkaitan dengan public relation  dan publicity. Fotograf, film dan video berkaitan dengan proses pembuatan produksi, yang dilayani oleh bagian public relation dan publicity.
Publicity dan  public relation adalah dua hal yang berbeda.  Publicity menekankan pada promosi produk perusahaan sedangkan public relation menekankan pada imej perusahaan.

Daftar Pustaka :
Ulfspare. Anna Vhirtian. (1988). The Management of Bussines Records. ICA Handbook series Vol. 8. Munchen. K. G. Saur.
Turton, Ellison (ed). (1991). Managing Bussines Archives. p. 128-160 dan 161-184. Oxford: Burterwoth Heinmann.
Turton, Ellison (ed). (1991). Managing Bussines Archives. p. 239-265. Oxford: Burterwoth Heinmann.

Share this post