Kebijakan Akses Rekod Bisnis

Kebijakan akses rekod bisnis

Rekod bisnis tidak dapat diakses untuk kepentingan penelitian oleh sejarawan atau diluar organisasi lain atau diakses dengan pembatasan bahwa rekod – rekod tersebut berkurang kegunaannya sebagai sumber informasi.

Akses sendiri dibagi menjadi dua pengertian, yaitu :

1. Dalam arti luas, akses intelektual adalah pembuatan identifikasi dan penempatan arsip.
2. Dalam arti sempat, akses mengandung arti kewenangan hukum atau izizn untuk menggunakan arsip.

Akses fisik, artinya ada hubungannya dengan operasional yang diwujudkan dalam pelayanan ruang baca sesuai dengan kebutuhan. Akses dimaksudkan sebagai aspek dan syarat ketersediaan arsip atau informasi oleh institusi arsip untuk dilihat dan atau dipakai oleh pengguna. Mengatur akses melibatkan pembuatan kebijakan dan prosedur dengan memperhatikan hukum dan permintaan pihak yang memberi arsip tersebut.

Dalam membuat kebijakan akses, perlu mempertimbangkan hal – hal sebagai berikut :

• Peraturan yang berlaku
• Kesensitifan dan tingkat kerahasiaan arsip.
• Perlindungan privasi individu.
• Pembatasan atas arsip oleh depositor.
• Kesamaan akses terhadap arsip.
• Tingkat akses.
• Derajat kontrol terhadap kepemilikan.
• Kondisi fisik arsip.
• Tingkat keamanan arsip
• Biaya

Petugas arsip harus mempunyai kode etik menyangkut hak, kejujuran, equity, pengembangan dan penerapan kebebasan, kredibilitas sesuai dengan standar, sensitivitas, hak individu.

Pengelolaan ruang baca

Dalam pemberian akses, institusi arsip biasanya menyediakan ruang baca yang disebut research room, room, reading room. Syarat penyediaan ruang baca atau layanan jasa meliputi :

• Lokasi

• Ruang baca harus mudah diakses dari luar
• Ruang baca terpisah dari ruang pengolahan dan penyimpanan arsip

• Lingkungan

• Suhu dan kelembapan udara ruang baca tidak jauh beda dengan ruang penyimpanan
• Ruang baca harus sunyi, mendapat penerangan yang cukup, tetapi sinar matahari tidak boleh langsung masuk mengenai arsip

•  Daerah kerja

Daerah kerja yang dimaksud adalah ruang yang digunakan pengguna untuk melakukan penelusuran atau melihat dokumen yang diperlukan.

• Peralatan dalam ruang baca

• Buku bekas yang sudah tidak digunakan harus segera dipindahkan
•  Alat baca mikrofis dan mikrofilm
• Sarana temu kembali
• Petunjuk penggunaan
• Luas ruang baca untuk setiap pembaca 5m2
• Meja besar untuk menggunakan dokumen seperti peta, map, dan dokumen berukuran besar lainnya

Pengawasan

• Pengawas ruang baca minimal 2 orang staf
• Peralatan pengawasan, misalnya CCTV
• Staf mudah mengakses fotokopi, faksimile dan pangkalan data
• Perlu ruangan untuk interview, penelusuran, dan konsultasi

• Administrasi ruang baca

Administrasi yang dimaksud adalah tata tertib ruang baca dan prosedur peminjaman.

Daftar Pustaka :
O’Toole. James. (ed) (1997). The records of American bussines. p. 1982-204. Chicago : The society of American Archivist.
Turton, Allison (ed). 1991. Managing bussines archives. p. 372-394. Oxford:Burterwoth Heinmann.
Turton, Allison (ed). 1991. Managing bussines archives. p. 239-265. Oxford:Burterwoth Heinmann.

Share this post