Pengertian Rekod Bisnis, Manajemen Rekod dan Arsip

Pengertian rekod bisnis, manajemen rekod dan arsip

Menurut Bradsher (1988 : 4) rekod merupakan informasi terekam dalam bentuk dan media apapun yang diciptakan, diterima, dan dipelihara oleh suatu badan, institusi, organisasi atau perorangan dalam rangka menjalankan kewajiban hukumnya dan transaksi bisnisnya.

Menururt Australian Standar rekod adalah informasi terekam, dalam bentuk apapun, termasuk data dalam sistem komputer, diciptakan atau diterima dan dipelihara oleh suatu organisasi atau orang dalam rangka menjalankan transaksi bisnis atau kegiatan dan menyimpannya sebagai bahan bukti kegiatan tersebut.

Menurut pengertian lainnya, rekod merupakan carriers, produk, dan dokumentasi dari transaksi bisnis (busines transaction).

Sifat – sifat dasar rekod :

Merupakan rekaman informasi
Dalam berbagai bentuk
Rekod diciptakan, diterima dan dipelihara

corporate record adalah rekod – rekod yang diproduksi dan disimpan oleh satu bisnis dalam prosesnya berlaku sebagai sebuah lembaga, sebagai sebuah badan yang mengatur administrasi dirinya sendiri, organisasi dan operasinya sebagai bisnis hukum.

Di negara Indonesia, istilah arsip lebih banyak dikenal daripada istilah rekod. Istilah arsip ini tercantum pada Undang – undang Kearsipan Nomor 7 Tahun 1971 (pasal 2) tentang pokok – pokok kearsipan. Arsip dapat dibedakan menjadi 2 yaitu :

Arsip Dinamis
Arsip Statis

Rekod bisnis adalah informasi terekam dalam bentuk apapun yang tercipta dalam melakukan kegiatan organisasi. Rekod bisnis mempunyai sifat terbatas tidak dapat diakses oleh organisasi lain karena masih merupakan arsip aktif. Rekod bisnis yang tercipta sebagai hasil transaksi kegiatan akan sangat tergantung pada misi dan tujuan serta fungsiorganisasi. Jika suatu organisasi merupakan organisasi perbankan maka dokumen yang tercipta merupakan rekod keuangan dan klien.

Fungsi organisasi meliputi :

Fungsi pokok atau fungsi subtantif
Fungsi penunjang atau fungsi fasilitatif

Rekod bisnis yang tercipta membutuhkan penanganan yang baik, sehingga dapat segera dicari saat dibutuhkan.

Manajemen Rekod

Di era teknologi informasi rekod atau arsip yang dihasilkan terutama dalam pemanfaatan teknologi komputer dan komunikasi, secara otomatis akan menciptakan rekod yang berkembang lebih variatif. Agar organisasi dapat mengelola rekodnya secara konsisten dan teratur maka diperlukan sistem untuk mengawasinya,sejak rekod diciptakan sampai dimusnahkan.

Manajemen Rekod merupakan “Sistem pengawasan yang sistematis terhadap rekod sejak rekod diciptakan, atau diterima, melalui proses distribusi, organisasi, penyimpanan dan temu kembali sampai kepada keputusan untuk dimusnahkan.”

Program Manajemen Rekod terdiri atas :

Bagian dari manajemen satu organisasi
Yang memberikan jasa dengan memperhatikan kebutuhan, melindungi minat organisasi dan kliennya dan memperoleh dokumentasi yang handal
Perhatian dalam ekonomi dan efisien
Melalui manajemen kontinumdari rekod transaksi
Sebagai suatu aset dan sumber informasi organisasi
Sejak diciptakan sistem tata kearsipan sampai akhir dari keberadaan rekod

Manajemen Arsip

Menurut Michael Cook manajemen rekod dan manajemen arsip mempunyai perbedaan meskipun sebenarnya dapat diparalelkan. Perbedaannya teletak pada jadwal retensi arsip. Bidang manajemen rekod menyediakan pengelolaan rekod untuk kepentingan administrasi sehari – hari, sedangkan bidang manajemen kearsipan adalah untuk melayani kepentingan kelanjutan organisasi dan kepentingan sejarah organisasi yang bersangkutan.

Daftar Pustaka :

Turton, Allison (ed). (1991). Managing bussines archives. P. 239-265. Oxford: Burterworth Heinmann
Turton, Allison (ed). (1991). Managing bussines archives. P. 372-394. Oxford: Burterworth Heinmann
Ulfspare, Anna Chirtina. (1988). The Management of Bussines Records. ICA Handbook series Vol 8. Munchen: K. G. Saur.

Pengertian Rekod Bisnis, Manajemen Rekod dan Arsip