Pengelolaan Rekod Bisnis

Pengelolaan rekod bisnis

Menurut Parker, 1999: 8-10  arsip bisnis harus dikelola dengan alasan :

• Kebanyakan rekod merupakan sumber informasi yang sangat penting dari sebuah organisasi.
• Rekod tersebut menyediakan bahan bukti kegiatan – kegiatan dan operasional organisasi.
• Rekod tersebut sangatlah mahal untuk diproduksi dan disimpan.

Pemanfaatan rekod bisnis untuk kegiatan sehari – hari :

• Untuk perencanaan
• Untuk mengawasi (kontrol)
• Untuk membuat keputusan
• Untuk komunikasi
• Untuk melindungi minat anggota organisasi

Jenis Rekod Bisnis

• Rekod proyek (korespondensi, catatan, dokumentasi pengembangan produk, dsb)
• Rekod administrasi (manual untuk staf, jadwal, catatan tentang job deskripsi dsb)
• Case files (berkas kasus)
• Rekod akuntansi (invoice, rekod bank, laporan pembayaran pengguna)

Kontrol Rekod

Melalui klasifikasi dan filing

Klasifikasi merupakan proses pembagian dan penerapan dimana skema transaksi rekod dikategorikan ke dalam cara yang sistematik dan konsisten, untuk memudahkan penemuan kembali, penciptaan, pemeliharaan, dan pemusnahan rekod. Klasifikasi adalah bagian dari proses pembentukan berkas dan penyediaan dasar untuk indeksing dan pemberian judul.

Kode klasifikasi merupakan kode sederhana untuk pemberian kategori klasifikasi yang dikembangkan dengan melihat jenjang kegiatan, yaitu :

1. Jenjang 1 menunjukkan fungsi
2. Jenjang 2 menunjukkan kegiatan yang menjalankan fungsi
3. Jenjang 3 pembagian lebih jauh dari kegiatan

Kode ini sangat berarti karena menunjukkan posisi relatif setiap kategori dengan yang lainnya dalam skema klasifikasi.

Sistem pemberkasan dan alat temu kembali rekod

Pada sistem pemberkasan kertas, folder – folder ditata dalam lemari kabinet dengan kategori klasifikasi, baik secara alfabet maupun alfanumerik. Sedangkan dalam sistem elektronik, sistem pemberkasan disajikan dengan direktori – direktori yang terbentuk.
Ada 2 hal yang harus diperhatikan untuk mengelola berkas dalam kategori klasifikasi :

1. Pisahkan rekod – rekod dari bahan – bahan rujukan
2. Pisahkan berkas – berkas kebijakan dari berkas operasional

Berkas kebijakan umumnya mempunyai masa retensi yang panjang daripada berkas operasional.
Berkas kasus terdiri atas berbagai tipe dokumen yang kesemuanya berhubungan ke satu individual orang atau benda.
Untuk memudahkan pengguna dalam pengguna dalam mengidentifikasi dan mencari rekod berdasarkan kategori klasifikasi dibutuhkan alat temu kembali atau finding aids.
Jenis alat ini dapat berupa daftar manual, kartu indeks, atau pangkalan data komputer. Contohnya seperti kartu katalog yang disediakan oleh perpustakaan. Finding Aids  dalam pengelolaan rekod berfungsi yang sama, karena dengan alat ini disajikan informasi dan selalu diperbarui dan memuat informasi yang cukup rinci yang memungkinkan pengguna untuk mengidentifikasi dan mencari dokumen yang relevan dengan kebutuhannya. Pembuatan alat temu kembali perlu memperhatikan pada level yang mana alat tersebut dioperasikan. Apakah pada level kontainer, atau level item dan apakah istilah – istilah yang digunakan perlu dikontrol atau tidak.

Keuntungan pengelolaan rekod bagi organisasi :

• Mempunyai sumber informasi yang dapat dipercaya
• Memberikan bukti yang lengkap
• Menekan biaya
• Lingkungan kerja meningkat

Daftar Pustaka :

• Ulfspare, Anna Chirtina. (1988). The Management of Business Records. ICA Handbook series Vol. 8. Munchen: K. G. Saur
• Turton, Allison (ed). (1991). Managing Bussines Archives. p. 239-265 Oxford: Burterwoth Heinmann.
• Turton, Allison (ed). (1991). Managing Bussines Archives. p. 185-215 Oxford: Burterwoth Heinmann.

Share this post