Pengelolaan Rekod Bisnis
Sunday, October 29, 2017
Pengelolaan rekod bisnis
Menurut Parker, 1999: 8-10 arsip bisnis harus dikelola dengan alasan :
- Kebanyakan rekod merupakan sumber informasi yang sangat penting dari sebuah organisasi.
- Rekod tersebut menyediakan bahan bukti kegiatan – kegiatan dan operasional organisasi.
- Rekod tersebut sangatlah mahal untuk diproduksi dan disimpan.
Pemanfaatan rekod bisnis untuk kegiatan sehari – hari :
- Untuk perencanaan
- Untuk mengawasi (kontrol)
- Untuk membuat keputusan
- Untuk komunikasi
- Untuk melindungi minat anggota organisasi
Jenis Rekod Bisnis
- Rekod proyek (korespondensi, catatan, dokumentasi pengembangan produk, dsb)
- Rekod administrasi (manual untuk staf, jadwal, catatan tentang job deskripsi dsb)
- Case files (berkas kasus)
- Rekod akuntansi (invoice, rekod bank, laporan pembayaran pengguna)
Kontrol Rekod
Melalui klasifikasi dan filing
Klasifikasi merupakan proses pembagian dan penerapan dimana skema transaksi rekod dikategorikan ke dalam cara yang sistematik dan konsisten, untuk memudahkan penemuan kembali, penciptaan, pemeliharaan, dan pemusnahan rekod. Klasifikasi adalah bagian dari proses pembentukan berkas dan penyediaan dasar untuk indeksing dan pemberian judul.
Kode klasifikasi merupakan kode sederhana untuk pemberian kategori klasifikasi yang dikembangkan dengan melihat jenjang kegiatan, yaitu :
Ada 2 hal yang harus diperhatikan untuk mengelola berkas dalam kategori klasifikasi :
Berkas kasus terdiri atas berbagai tipe dokumen yang kesemuanya berhubungan ke satu individual orang atau benda.
Untuk memudahkan pengguna dalam pengguna dalam mengidentifikasi dan mencari rekod berdasarkan kategori klasifikasi dibutuhkan alat temu kembali atau finding aids.
Jenis alat ini dapat berupa daftar manual, kartu indeks, atau pangkalan data komputer. Contohnya seperti kartu katalog yang disediakan oleh perpustakaan. Finding Aids dalam pengelolaan rekod berfungsi yang sama, karena dengan alat ini disajikan informasi dan selalu diperbarui dan memuat informasi yang cukup rinci yang memungkinkan pengguna untuk mengidentifikasi dan mencari dokumen yang relevan dengan kebutuhannya. Pembuatan alat temu kembali perlu memperhatikan pada level yang mana alat tersebut dioperasikan. Apakah pada level kontainer, atau level item dan apakah istilah – istilah yang digunakan perlu dikontrol atau tidak.
Kode klasifikasi merupakan kode sederhana untuk pemberian kategori klasifikasi yang dikembangkan dengan melihat jenjang kegiatan, yaitu :
- Jenjang 1 menunjukkan fungsi
- Jenjang 2 menunjukkan kegiatan yang menjalankan fungsi
- Jenjang 3 pembagian lebih jauh dari kegiatan
Sistem pemberkasan dan alat temu kembali rekod
Pada sistem pemberkasan kertas, folder – folder ditata dalam lemari kabinet dengan kategori klasifikasi, baik secara alfabet maupun alfanumerik. Sedangkan dalam sistem elektronik, sistem pemberkasan disajikan dengan direktori – direktori yang terbentuk.Ada 2 hal yang harus diperhatikan untuk mengelola berkas dalam kategori klasifikasi :
- Pisahkan rekod – rekod dari bahan – bahan rujukan
- Pisahkan berkas – berkas kebijakan dari berkas operasional
Berkas kasus terdiri atas berbagai tipe dokumen yang kesemuanya berhubungan ke satu individual orang atau benda.
Untuk memudahkan pengguna dalam pengguna dalam mengidentifikasi dan mencari rekod berdasarkan kategori klasifikasi dibutuhkan alat temu kembali atau finding aids.
Jenis alat ini dapat berupa daftar manual, kartu indeks, atau pangkalan data komputer. Contohnya seperti kartu katalog yang disediakan oleh perpustakaan. Finding Aids dalam pengelolaan rekod berfungsi yang sama, karena dengan alat ini disajikan informasi dan selalu diperbarui dan memuat informasi yang cukup rinci yang memungkinkan pengguna untuk mengidentifikasi dan mencari dokumen yang relevan dengan kebutuhannya. Pembuatan alat temu kembali perlu memperhatikan pada level yang mana alat tersebut dioperasikan. Apakah pada level kontainer, atau level item dan apakah istilah – istilah yang digunakan perlu dikontrol atau tidak.
Keuntungan pengelolaan rekod bagi organisasi :
- Mempunyai sumber informasi yang dapat dipercaya
- Memberikan bukti yang lengkap
- Menekan biaya
- Lingkungan kerja meningkat
- Ulfspare, Anna Chirtina. (1988). The Management of Business Records. ICA Handbook series Vol. 8. Munchen: K. G. Saur
- Turton, Allison (ed). (1991). Managing Bussines Archives. p. 239-265 Oxford: Burterwoth Heinmann.
- Turton, Allison (ed). (1991). Managing Bussines Archives. p. 185-215 Oxford: Burterwoth Heinmann.