Sarana Bantu Penemuan Kembali Arsip

Sarana bantu penemuan kembali arsip

Dalam kearsipan kita sering mendengar kata arsip yang sebenarnya merujuk kepada arsip statis. Arsip statis memiliki kegunaan yang tidak kalah penting apabila dibandingkan dengan arsip dinamis / rekod, karena pertimbangan-pertimbanagn sebagai berikut :

Keperluan praktis bagi organisasi pencipta arsip
Keperluan edukatif dalam membuat produk dan kebijaksanaan
Keperluan sebagai bahan bukti di bidang pemerintahan

Arsip statis memiliki kegunaan yang lebih luas yaitu untuk kepentingan instansi pemilik arsip itu sendiri maupun instansi lain, selama arsip tersebut bersifat terbuka maka masyarakat umum pun boleh mengaksesnya. Namun apabila arsip tersebut bersifat tertutup, yang boleh mengaksesnya hanyalah pencipta arsip itu sendiri.

Menururt UU No. 7 Tahun 1961 menyatakan bahwa untuk kepentingan pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang, perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata, benar, dan lengkapmengenai kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia pada umumnya, dan penyelenggaraan pemerintah Negara Indonesia pada khususnya baik mengenai masa lampau, masa sekarang, dan masa yang akan datang.

Arsip yang disimpan di lembaga kearsipan hars dikelola oleh petugas yang kompeten. Tidak boleh arsip yang bersifat tertutup sampai dimiliki oleh oranglain yang bertanggung jawab..

Penemuan kembali arsip

Dalam menemukan kembali sebuah arsip, hendaknya menggunakan finding aids. Finding aids bisa berupa format – format tertentu, seperti buku, pamflet, indeks kartu, folder lepas, mikrofilm, optical disk, sampai pangkal data komputer. Inti sistem ini adalah informasi tentang rekaman serta lembaga pencipta arsip yang dibuat dalam proses dokumentasi.

Finding aids ini hendaknya bersifat user friendly, artinya mudah digunakan oleh yang membutuhkan.
Tiap-tipa depo arsip memiliki kebijakan masing – masing mengenai finding aids yang mereka gunakan. Terdapat beberapa kategori finding aids, yaitu :
Guide
Panduan ini bertujuan untuk memberikan informasi tentang berbagai depo serta koleksinya. Panduan ini mencakup direktori arsip dan laporan koleksi. Unsur utama direktori :

Informasi mengenai alamat lembaga, depo dan jam pelayanan
Deskripsi ringkas tentang koleksi
Kondisi akses serta pembatasan terhadap arsip tertentu apabila ada

Panduan ke alat bantu penemuan

Panduan ini bermanfaat bagi pemakai yang baru pertama kali mengunjungi lembaga. Oleh karena itu, harus dibuat sejelas mungkin yang dapat memberi pedoman bagi pemula.

Panduan ringkas

Panduan ini memperkenalkan kepada pemakai, disamping memberikan uraian tentang khazanah yang dimiliki sebuah lembaga, kebijakan akuisisi, bagaimana cara memperoleh koleksi, serta bagaimana menggunakan koleksiarsi dan alat bantu penemuan apa saja yang tersedia.

Inventaris

Inventaris arsip adalah alat bantu penemuan arsip yang mendeskripsikan sistem grup, founds, kelas atau seri arsip. Suatu inventaris arsip biasanya mencakup keterangan mengenai :

Halaman judul
Daftar isi
Catatan penyusun inventaris
Penjelasan tentang arsip
Sejarah kelembagaan
Deskripsi seri

Indeks

Adakalanya alat bantu penemuan arsip masih berupa pedoman yang bersifat sementara. Biasanya hanya berupa daftar tatkala arsip diserahkan dari lembaga pencipta ke depo arsip. Hal ini dimungkinkan karena belum tersusunnya suatu inventaris yang bersifat definitif. Sehingga hanya bersifat sementara.

Daftar Pustaka :

Arsip Nasional RI. Himpunan Perundangan Kearsipan
Atherton, Pauline. (1997). Handbook for Information System and Service. Paris: Unesco
Bwden, David. (1990). User Oriented Evaluation of Information System and Service. London: Gower Publishing Company Limited

Sarana Bantu Penemuan Kembali Arsip