Pelayanan Kearsipan Dan Mekanisme Arsip

Unit pelayanan kearsipan dan mekanisme pelayanan pengguna arsip

Arsip adalah naskah yang berisi informasi yang diciptakan atau dikumpulkan organisasi dalam rangka menjalankan fungsi dan kegiatannya dan disimpan oleh penciptanya karena mempunyai kelanjutan administrasi atau untuk kegiatan penelitian. Lembaga yang berwenang untuk menyimpan naskah atau dokumen tersebut disebut lembaga kearsipan. Naskah yang tercipta tersebut, oleh lembaga kearsipan dapat dikomunikasikan kepada pengguna tertentu, bahkan individu khusus dengan tujuan khusus, atau disebut juga pengguna arsip.

Lembaga kearsipan ini erat kaitannya dengan layanan arsip. Layanan arsip adalah suatu proses penyediaan informasi yang dimiliki oleh suatu lembaga kearsipan untuk dapat disajikan kepada umum. Layanan informasi dapat juga disebut dengan akses dan jasa rujukan.
Tugas dan fungsi :

• Pemberian layanan informasi serta jasa penelusuran bahan arsip yang mengandung hak legal
• Penelusuran arsip bernilai kebuktian
• Penulusuran arsip bernilai guna informational
• Alih media arsip
• Pengelolaan referensi dan bahan pustaka serta dokumentasi kearsipan
• Sirkulasi hasil publikasi kearsipan
• Layanan konsultasi tentang pengenalan khazanah kearsipan
• Layanan informasi jasa penelusuran kearsipan
• Semua tugas yang berhubungan dengan permintaan bahan kearsipan
• Penelusuran, penyediaan bahan arsip
• Melaksanakan jasa reproduksi atas permintaan pengguna arsip
• Mengatur penerimaan dan pembelian arsip

Pengguna arsip dan mekanisme pelayanan

Pengguna arsip. Pengguna arsip dapat berasal dari instansi pemerintah, peneliti perseorangan, dan masyarakat umum termasuk instansi swasta. Berdasarkan cara memperoleh informasi dari arsip, pengguna arsip dibedakan menjadi 2 :

• Pemakai langsung
• Pemakai tidak langsung

Dari jenis pengguna dapat dibedakan menjadi 2 :

• Vocational user, terdiri dari beberapa kelompok :

1. Staf dari induk organisasi
2. Pengguna profesional
3. Ilmuwan
4. Mahasiswa
5. pengajar

• Avocationl user, terdiri dari :

1. Genealogist
2. Sejarawan
3. Hobbyist

Kebutuhan pemakai sangat bervariasi tergantung kepada tujuan, pemakai arsip, tipe pertanyaan dan pengalaman.

Mekanisme pelayanan arsip

Fungsi utama dari layanan informasi adalah mempertemukan antara pengguna dan sumber informasi. Proses layanan dimulai dengan komunikasi yang jelas antara arsiparis dan peneliti sehingga satu sama lain dapat saling mengerti subjek apa yang harus mereka pahami.
3 komponen yang harus dipenuhi dalam layanan informasi :

• Komponen intelektual
• Komponen interpersonal
• Komponen administrasi

Hal yang harus dipenuhi untuk memenuhi kepuasan kepada pemakai arsip

• Kemampuan memenuhi dokumen yang tepat sehingga identitasnya dapat diketahui pemakai
• Kemampuan menyediakan item khusus dari informasi yang dibutuhkan.

Layanan informasi juga harus dapat menyediakan tempat, dimana pembaca dapat duduk tenang, arsip yang diinginkan dapat disajikan untuk dikonsultasikan, dapat memeriksa finding aids dan bila memungkinkan terdapat referensi lain serta mendapat bimbingan dari staf.

Daftar Pustaka :

• Bawden, David. (1990). User Oriented Evaluation of Information System and Service. London: Gower Publishing Company Limited
• Causland McSigrid. (1993). Acces and Reference Service dalam Judith Ellis. Keeping Archivess. Port Melbourne: DW Thrope
• Arsip Nasional RI. Himpunan Perundangan Kearsipan

Share this post