Jenis-Jenis Rekod Aktif

Menurut jenis-jenisnya, Jenis-Jenis Rekod Aktif dapat dibedakan menurut
beberapa kategori yakni berdasarkan Media Penyimpanan, Penggunaan, Tempat Penggunaan dan Nilai Rekod.

1. Rekod Menurut Media Penyimpanan

Konsep dan metode manajemen rekod berlaku untuk semua informasi yang tercacat dalam semua media penyimpanan, seperti berikut :

• Rekod dari kertas (hardcopy): file kantor, formulir bisnis, gambar teknik, grafik, peta, rekod pasien, file proyek, file kasus hukum, laporan teknis dan manajerial serta hasil cetakan komputer.
• Rekod fotografik, termasuk negatif foto, film gambar hidup, cakram film dan juga microfilm, microfiche, aperture cards dan microfilm lainnya yang dihasilkan dari dokumen kertas atau data komputer.
• Rekod elektronik (electronic records): termasuk basis data dan file komputer, file pengolah dakata, e-mail (surat elektronik), voice mail (pesan suara elektronik), pesan singkat, gambar dokumen elektronik, grafik yang dihasilkan oleh komputer serta rekaman suara dan video.

2. Rekod Menurut Jenis Penggunaan

Berdasarkan jenis penggunanaan, rekod dibedakan menjadi rekod-rekod transaksi dan rekod referensi. 

• Rekod Transaksi adalah suatu rekod yang digunakan dalam kegiatan operasional badan korporasi sehari-hari. Rekod ini terdiri dari formulir bisnis, seperti tagihan, surat permintaan, surat perintah pembelian dan penjualan, cek dari bank, kontrak, rincian laporan, rekod pengiriman barang, rekod personalia seperti surat lamaran dan laporan absensi.
• Rekod Referensi mengandung informasi yang dibutuhkan dalam menjalankan operasi perusahaan untuk jangka waktu yang lebih panjang. Rekod ini memuat informasi tentang keputusan yang dibuat pada masa lalu, rincian tentang barang-barang yang akan dibeli, peraturan-peraturan tentang kebijakan administratif dan rencana-rencana untuk menjalankan perusahaan.

3. Rekod Menurut Tempat Penggunaan

Jenis rekod berdasarkan tempat penggunaan terdiri dari rekod internal dan rekod eksternal.

• Rekod Eksternal dibuat untuk penggunaan diluar perusahaan. Contoh rekod eksternal adalah surat dan faksimile yang dikirim kepada klien atau pelanggan, pemasok dari suatu organisasi atau kepada berbagai instansi pemerintah.
• Rekod Internal memuat informasi yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu perusahaan. Rekod seperti ini dapat dibuat di dalam maupun di luar organisasi. Contohnya, komunikasi antara sebuah perusahaan dengan karyawannya. (catatan pembayaran gaji, buletin, laporan berkala dan peraturan pemerintah) serta komunikasi antarbagian perusahaan (catatan persediaan barang, memorandum, permintaan pembelian dan laporan-laporan).

4. Rekod Menurut Nilai Rekod

Setiap rekod yang dimiliki perusahaan dapat digolongkan menjadi empat yaitu :

• Rekod Sangat Penting adalah rekod yang diperlukan untuk berjalannya operasi perusahaan secara terus menerus.
• Rekod Penting adalah rekod yang membantu berjalannya operasi bisnis perusahaan yang jika rusak atau hancur dapat diganti dengan biaya yang besar.
• Rekod Bermanfaat adalah rekod yang berguna untuk menjalankan operasi bisnis perusahaan dan jika rusak dapat diganti dengan biaya yang rendah.
• Rekod Tidak Penting adalah rekod yang memilki nilai yang dapat diprediksi setelah penggunaan yang pertama dan harus dimusnahkan setelah digunakan.

Daftar Pustaka :
International Standard Organization 15489.1:(2001). Records Management: Part 1 General
International Standard Organization 15489.2:(2001). Records Management: Part 2 General
Kennedy, Jay and Cherryl, Schauder. (1998). Records Management : A Guide to Corporate Recordkeeping. Melbourne: Longman.

Share this post