Pengertian Rekod Aktif
Monday, October 9, 2017
Rekod adalah informasi yang dicatat tanpa memperhatikan media atau karakteristiknya yang diciptakan atau diterima dan digunakan dalam kegiatan operasional suatu organisasi. Bentuk rekod yang paling umum adalah bentuk tulisan seperti korespondensi (surat dan memorandum), laporan, formulir, buku dan biasanya ditulis di atas kertas.
Bentuk lain rekod yang perlu diperhatikan adalah rekod lisan yang memuat suara manusia dan disimpan dalam kaset serta media magnetik lainnya. Rekod juga disimpan dalam bentuk gambar hiduo seperti film, pita, video, foto dan mikrofilm.
Rekod adalah hak milik atau sumber daya organisasi yang berharga dan sebagaimana halnya sumber daya lainnya.
Baca juga :
Istilah dokumen digunakan dalam berbagai bidang kegiatan, baik dalam pidato populer maupun dalam bidang teknis. Dokumen biasanya diartikan sebagai unit terkecil dari pemberkasan (filing). Secara singkat dapat dikatakan bahwa semua dokumen pasti merupakan rekod, namun tidak semua dokumen adalah rekod.
Istilah dokumen dan rekod kadang di anggap sinonim walaupun sebenarnya tidak. Apa yang membedakan ?Rekod Aktif adalah rekod yang frekuensi penggunaannya masih tinggi. Pengertian frekuensi tinggi di sini adalah bisa diakses lebih dari 2 kali setahun atau rekod yang masih digunakan untuk memenuhi kebutuhan administrasi dan keungan badan korporasi.
Semua rekod mengandung informasi tetapi tidak semua objek yang mengandung informasi merupakan rekod. Lebih bersifat berisi informasi yang langsung berhubungan dengan misi dan visi, kegiatan dan operasional satu organisasi. Contoh bukan rekod
International Standard Organization 15489.1:(2001). Records Management: Part 1 General
International Standard Organization 15489.2:(2001). Records Management: Part 2 General
Kennedy, Jay and Cherryl, Schauder. (1998). Records Management : A Guide to Corporate Recordkeeping. Melbourne: Longman.
Bentuk lain rekod yang perlu diperhatikan adalah rekod lisan yang memuat suara manusia dan disimpan dalam kaset serta media magnetik lainnya. Rekod juga disimpan dalam bentuk gambar hiduo seperti film, pita, video, foto dan mikrofilm.
Rekod adalah hak milik atau sumber daya organisasi yang berharga dan sebagaimana halnya sumber daya lainnya.
Baca juga :
- MATERI LENGKAP KEARSIPAN | PENGERTIAN ARSIP AUDIO VISUAL
- MATERI LENGKAP KEARSIPAN | Pengertian Arsip Menurut UU. No 7 Tahun 1971 dan UU No. 43 2009
Pengertian Rekod Aktif
Istilah rekod merupakan terjemahan dari kata records (bahasa inggris) atau dalam bahasa indonesia dikenal sebagi arsip dinamis. Ada juga beberapa badan korporasi yang menggunakan istilah dokumen, bukan rekod atau arsip dinamis.
- Dokumen dan Rekod
Istilah dokumen digunakan dalam berbagai bidang kegiatan, baik dalam pidato populer maupun dalam bidang teknis. Dokumen biasanya diartikan sebagai unit terkecil dari pemberkasan (filing). Secara singkat dapat dikatakan bahwa semua dokumen pasti merupakan rekod, namun tidak semua dokumen adalah rekod. Istilah dokumen dan rekod kadang di anggap sinonim walaupun sebenarnya tidak. Apa yang membedakan ?Rekod Aktif adalah rekod yang frekuensi penggunaannya masih tinggi. Pengertian frekuensi tinggi di sini adalah bisa diakses lebih dari 2 kali setahun atau rekod yang masih digunakan untuk memenuhi kebutuhan administrasi dan keungan badan korporasi.
- Rekod dan 'Bukan Rekod'
Semua rekod mengandung informasi tetapi tidak semua objek yang mengandung informasi merupakan rekod. Lebih bersifat berisi informasi yang langsung berhubungan dengan misi dan visi, kegiatan dan operasional satu organisasi. Contoh bukan rekod
Daftar Pustaka :
- E-mail, pesan segera dan voice mail yang tidak memiliki nilai bisnis yang berarti.
- Informasi yang diterima dari internet list service dan news group.
- Surat-surat pribadi yang mungkin disimpan dalam wilayah kerja karyawan bahkan disimpan laci kabinet bersama dengan rekod.
- Materi perpustakaan dan publikasi lainnya seperti buku-buku dan majalah milik divisi tertentu yang diperoleh dan dipelihara untuk keperluan referensi umum bukan untuk mendukung operasi bisnis tertentu.
International Standard Organization 15489.1:(2001). Records Management: Part 1 General
International Standard Organization 15489.2:(2001). Records Management: Part 2 General
Kennedy, Jay and Cherryl, Schauder. (1998). Records Management : A Guide to Corporate Recordkeeping. Melbourne: Longman.