Format Rekod Bisnis

Format Kertas

Arsip/rekod kertas merupakan format terbanyak dalam akumulasi hasil kegiatan bisnis organisasi. Format kertas pada saat ini berkembang pula dengan penggunaan kertas daur ulang yang sebenarnya tidak dianjurkan untuk mentimpan dokumen dalam jangka panjang. Kertas yang baik sebagai bahan perekam informasi adalah kertas yang bersifat bebas asam, sehingga dapat digunakan dalam jangka panjang.

Arsip dalam bentuk kertas dapat berupa kertas lepas (loose sheets), berkas atau buku terilid atau semacamnya seperti peta, poster dan produk – produk kertas pembungkus.
Foto dan gambar teknik merupakan bentuk lain yang umum didapatkan pada bisinis. Gambar foto dapat berbentuk positif dan negatif.

Penyimpanan format kertas dalam ruangan dengan kondisi suhu 13 – 18 derajat celcius dengan kelembaban udara yang konstan antara 55 – 65 persen. Penyimpanan harus dikontrol setiap hari agar kondisi ruangan tetap stabil karena apabila tidak stabil akan menyebabkan kertas menjadi mudah patah. Rekod kertas harus ditempatkan pada bok sesuai dengan ukuran kertas yang bebas asam atau kemasan lainnya sebelum dijajarkan di rak.

Penyimpanan foto sangat tergantung karakteristik bahannya. Foto yang terbuat dari kertas, hitam dan putih disimpan dalam kondisi lingkungan dengan suhu antara 10 – 13 derajat celcius, untuk foto berwarna membutuhkan suhu yang lebih rendah yaitu 0 – 2 derajat celcius. Kelembaban udara antara 30 – 50 persen. Atau idealnya tidak lebih dari 40 persen.

Format Non – Kertas

Format non kertas yang paling banyak tercipta adalah bentuk mikro baik mikrofil maupun mikrofis. Format dalam bentuk mikro merupakan original rekod yang sudah dikonversikan kedalam bentuk mikro.

Format arsip non-kertas lebih peka dalam pemeliharaannya karena masing – masing sangat mudah dipengaruhi kondisi disekelilingnya. Faktor yang menyebabkan kerusakan dan kemusnahan pada format non kertas :

Panas
Kelembaban
Debu
Dll

Bentuk Mikro

Bentuk mikro merupakan pengecilan gambar film dari dokumen originalnya (Turton, 1991: 203). Mikrofilm banyak digunakan oleh bisnis untuk menyimpan data dalam jumlah banyak dengan biaya murah, serta dapat mengakses data secara bersamaan oleh berbagai pengguna dan untuk menyimpan dokumen originalnya. Karakteristik fisik mikrofilm, adalah film yang digunakan silver halida, diazo, dan vescular.
Bentuk mikrofilm :

Rol mikrofilm
Kartu aparture
Katridge mikrofilm
Mikrofilm jaket
Mikrofis

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan dan pemeliharaan mikrofilm :

Kondisi lingkungan (suhu 15 – 25 derajat celcius kelembaban 20 – 40 persen)
Packaging
Untuk penggunaan, mikrofilm positif diberikan kepada pengguna untuk penggandaan dokumen bila sudah dibaca oleh pemakai.

Disk komputer

Karakter fisik disk komputer terbuat dari :

Pita magnetic
Discs
Optical discs

Cara penyimpanan

Pita magnetuc dan disk tidak dianjurkan untuk menyimpan dalam jangka panjang. Kira – kira jangka waktu 12 – 20 tahun. Suhu ruangan ideal 18 – 22 derajat celcius kelambaban udara 35 – 40 persen.
Optical discs dapat bertahan sampai 40 tahun. Hanya cek lang dan regular untuk menjaga kemungkinan kerusakan data dan bentuk fisiknya.

Daftar Pustaka :

Ulfspare. Anna Chirtina. (1988). The Management of Business Records. ICA Oxford series Vol. 8. Munchen: K. G. Saur
Turton, allison (ed). (1991). Managing Bussines Archives. p. 185 – 215 Oxford: Burterwoth Heinmann
Turton, allison (ed). (1991). Managing Bussines Archives. p. 239 - 265Oxford: Burterwoth Heinmann

Format Rekod Bisnis