Sarana Temu Kembali Rekod
Wednesday, October 18, 2017
Ada beberapa sarana temu kembali rekod yang mencakup pengelompokan Rekod , Skema Klasifikasi dan Indeks. Kapasitas keberhasilan untuk mencari dan menemukan kembali rekod yang dibutuhkan untuk kebutuhan bisnis dan administrasi adalah komponen kunci dari program manajemen rekod.
Beberapa standar profesi menyatakan peran sarana temu kembali rekod sebagai salah satu 'kontrol' terhadap rekod, bersama-sama dengan regristrasi dan pelacakan lokasi rekod.
Walaupun teknologi informasi dan teknik-teknik temu kembali telah berkembang dengan amat cepat, tata kelola dokumen kearsipan dalam satu organisasi tetaplah penting untuk kegunaan di masa depan, baik dalam format kertas dan elektronik. Sebagaiman kita ketahui, teknologi informasi memungkinkan kita untuk membuat indeks terotomasi baik dari sarana temu kembali yang terkontrol yakni skema klasifikasi dan indeks dalam istilah yang terawasi maupun teks bebas yang diambil secara bebas dari dokumen kearsipan. Kedua cara ini masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan dan bergantung pada kebutuhan organisasi yang membuatnya.
Namun, penting untuk tetap memiliki istilah yang 'terawasi' untuk kepentingan konsistensi dan keseragaman istilah yang terpilih. Mengingat perbedaan satu istilah bisa mengakibatkan dokumen kearsipan yang dicari tidak dapat atau sulit untuk ditemukan kembali. Pada akhirnya akan berdampak pada tertundanya pengembalian keputusan dan terhambatnya bisnis dan administrasi yang dikerjakan.
Adalah satu hal yang mustahil untuk membahas isu-isu yang relevan dengan klasifikasi dan pengindeksan yang berkaitan dengan temu kembali file atau dokumen yang dibutuhkan dalam satu artikel saja karena topik ini sangat luas cakupnya. Namun, secara umum artikel ini menyoroti beberapa konsep utama dan pendekatan yang berhubungan dengan pengelompokan rekod, skema klasifikasi dan pengindeksan rekod untuk tujuan temu kembali rekod yang dapat diterapkan dalam praktek sehari-hari.
Beberapa standar profesi menyatakan peran sarana temu kembali rekod sebagai salah satu 'kontrol' terhadap rekod, bersama-sama dengan regristrasi dan pelacakan lokasi rekod.
Walaupun teknologi informasi dan teknik-teknik temu kembali telah berkembang dengan amat cepat, tata kelola dokumen kearsipan dalam satu organisasi tetaplah penting untuk kegunaan di masa depan, baik dalam format kertas dan elektronik. Sebagaiman kita ketahui, teknologi informasi memungkinkan kita untuk membuat indeks terotomasi baik dari sarana temu kembali yang terkontrol yakni skema klasifikasi dan indeks dalam istilah yang terawasi maupun teks bebas yang diambil secara bebas dari dokumen kearsipan. Kedua cara ini masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan dan bergantung pada kebutuhan organisasi yang membuatnya.
Namun, penting untuk tetap memiliki istilah yang 'terawasi' untuk kepentingan konsistensi dan keseragaman istilah yang terpilih. Mengingat perbedaan satu istilah bisa mengakibatkan dokumen kearsipan yang dicari tidak dapat atau sulit untuk ditemukan kembali. Pada akhirnya akan berdampak pada tertundanya pengembalian keputusan dan terhambatnya bisnis dan administrasi yang dikerjakan.
Adalah satu hal yang mustahil untuk membahas isu-isu yang relevan dengan klasifikasi dan pengindeksan yang berkaitan dengan temu kembali file atau dokumen yang dibutuhkan dalam satu artikel saja karena topik ini sangat luas cakupnya. Namun, secara umum artikel ini menyoroti beberapa konsep utama dan pendekatan yang berhubungan dengan pengelompokan rekod, skema klasifikasi dan pengindeksan rekod untuk tujuan temu kembali rekod yang dapat diterapkan dalam praktek sehari-hari.
1. Pengelompokan Rekod
Pengelompokan rekod adalah salah satu cara untuk membagi dokumen kearsipan ke dalam beberapa tingkatan berdasarkan fungsi, aktivitas dan transaksi yang terjadi. Tingkatan kegiatan ini akan menentukan bagaimana dokumen kearsipan itu akan disimpan dan disusun mulai dari tingkatan yang paling rinci sampai tingkatan yang paling luas lagi.2. Skema Klasifikasi
Skema klasifikasi menurut Standar Nasional Indonesia untuk Manajemen Rekaman yang mengadopsi International Standard for Records Management: ISO 15489 Menjelaskan bahwa skema klasifikasi adalah proses membedakan dan menerapkan skema berdasarkan aktivitas bisnis/administrasi yang menghasilkan rekod di mana rekod dikategorikan dalam cara-cara yang sisitematis dan konsisten untuk memudahkan perolehan, temu kembali, pemeliharaan dan pemusnahan. Klasifikasi juga termasuk menetapkan konvensi penanaman dokumen dan berkas, izin penggunaan dan pembatasan sekuritas untuk akses ke rekod.
3. Pengindeksan Rekod
Pengindeksan rekod menurut standard profesi mendefinisikan sebagai proses penetapan dan penerapan istilah-istilah atau kode-kode ke rekod tertentu di mana mereka dapat ditemukan kembali. Alokasi istilah-istilah pengindeksan yang sesuai memungkinkan penemuan kembali rekod melintasi klasifikasi atau kategori-kategori.
Daftar Pustaka :
Daftar Pustaka :
- International Council on Archives. (2000). ISA(G): General International Standar Archival Description. 2nd ed. Also Avaible at www.ica.org/binlio/com/cds/isad_g_2e.pdf.
- International Organization for Standardization (ISO) 15489.1: 2001- Information and Documentation - Records Mangemenet: Part 1 : General.
- Kennedy, Jay, and Schauder, Cherryl. (1998). Records Management: a Guide to Recordkeeping. 2nd edition. Melbourne: Longman.