Penggolongan Arsip
Monday, June 12, 2017
Penggolongan Arsip – Apa itu Arsip dan Pengelompokannya
Kata "arsip" mungkin sudah tidak asing lagi terdengar di telinga. Segala hal yang terkait dengan perkantoran , lembaga, dan urusan administratif lainnya mesti menggunakan istilah arsip sebagai dokumen yang dimiliki sebuah lembaga tersebut sebagai inventaris jika diperlukan sewaktu-waktu di masa yang akan datang. Bahkan arsip juga dikelompok-kelompokkan.Penggolongan arsip dimaksudkan agar mudah dalam membedakan jenis-jenis arsip.
Sebelumnya, definisi arsip sendiri yaitu segala naskah atau catatan berbentuk apapun yang dibuat dan diterima oleh instansi tertentu dalam hal kedinasan. Kata arsip berasal dari tradisi yang dimiliki masyarakat eropa kontinental untuk tradisi Anglo-Saxon yang dikenal dengan istilah record. Seriring berkembangnya zaman, di Amerika muncul pengertian record untuk sebuah arsip dinamis dan document untuk sebuah record yang mempunyai nilai guna dalam waktu yang panjang atau permanen.
Arsip dapat ditinjau dari segi aspek dari mana arsip tersebut digunakan. Oleh karena itu penggolongan arsip berdasarakan tinjauan yang digunakan, misalkan berdasarkan isinya, berdasarkan bentuknya, berdasarkan sifatnya, dan lain-lain. Seringkali, klasifikasi arsip yang mudah diingat dan sering diterapkan adalah berdasarkan wujud dan fungsinya. Berikut ini merupakan penjelasan singkat mengenai keduanya.
Penggolongan Arsip Menurut Wujudnya
Karena bervariasinya bentuk arsip dalam kehidupan sehari-hari, arsip dapat digolongkan menjadi empat golongan jika ditinjau dari wujud atau bentuk arsipnya. Jenis arsip berdasarkan wujudnya adalah sebagai berikut.Surat
Penggolongan arsip menurut wujudnya yang pertama adalah surat. Surat adalah lembaran yang berisikan informasi yang berguna untuk keelangsungan penyelenggaraan urusan organisasi dan administratif sebuah instansi. Umumnya, surat digolongkan kembali menjadi dua yaitu surat masuk dan surat keluar untuk mempermudah penyortiran. Contoh-contoh surat arsip antara lain sebagai berikut: naskah kontrak, akta pendirian instansi, laporan, catatan rapat, kuitansi, dan tabel juga grafik-grafik.Pita Rekaman
Pita rekaman juga dapat dikelompokkan sebagai arsip. Hal ini dikarenakan pita rekaman juga dapat memuat informasi penting dalam bentuk rekaman suara. Contohnya rekaman suara narasumber mengenai informasi yang berkaitan dengan instansi.Microfilm
Seiring berkembangnya teknologi, cara menyimpan informasi quip semakin maju.Penggolongan arsip selanjutnya berdasarkan wujud adalah Microfilm merupakan sejenis video pendek yang mendokumentasikan kegiatan atau informasi penting tentang sesuatu hal yang berkaitan dengan instansi. Contohnya dokumentasi kegiatan lapang dari sebuah instansi.Penggolongan arsip dalam aspek wujudnya bisa berkembang lagi seiring perkembangan teknologi, informasi, dan komunikasi. Misalkan information dalam bentuk computerized. Bagaimana information yang bersifat advanced ini dikelompokkan pada pengelompokkan arsip yang mana.
Penggolongan Arsip Menurut Fungsinya
Penggolongan arsip berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip aktif.Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan sebuah arsip yang digunakan secara langsung dalam keberlangsungan kegiatan perkantoran atau organisasi sehari-hari. Sementara itu, menurut Undang-undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009, Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Arsip dinamis ini sendiri dibagi menjadi tiga. Antara lain:• Arsip aktif, arsip aktif adalah arsip yang masih sering digunakan dalam kelangsungan pekerjaan. Misalnya, daftar presensi.
• Arsip semi-aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun atau jarang digunakan lagi. misalkan, information informasi prestasi tahun sebelumnya yang digunakan untuk akreditasi tahun ini.
• Arsip inaktif, dapat diartikan sebagai arsip yang jarang digunakan dalam keberlangsungan organisasi sehari-hari. Contohnya adalah kuitansi atau nota pembelian.
Arsip Statis
Arsip statis dapat didefiniskan sebagai arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan sehari-hari. Kendati demikian, arsip yang tidak digunakan sehari-hari ini tetap harus disimpan dan dikelola karena memiliki nilai guna tersendiri di dalamnya. Contoh dokumen yang termasuk dalam arsip statis antara lain daftar prestasi organisasi atau instansi, dokumen perizinan sebuah instansi dan akta pendirian instansi.Demikianlah penjelasan singkat mengenai penggolongan arsip. Meski begitu perkembangan teknologi pasti berkontribusi dalam hal klasifikasi arsip ini. Hal ini bisa terjadi mengingat perkembangan teknologi dan informasi serta komunikasi sangat berperan penting dalam berkembangnya jenis-jenis arsip dalam hal bentuk dan wujud arsip ini sendiri.
Sumber:
https://opachive.wordpress.com
http://www.duniaarsip.com