Pemusnahan Arsip

Pemusnahan Arsip merupakan sebuah aktivitas dimana seseorang / instansi melakukan
penghancuran atau bahkan menghilangkan arsip-arsip lama yang dianggap sudah tidak memiliki nilai ataupun peran bagi perencanaan di masa depan lagi. Pemusnahannya-pun dapat melalui beragam cara, mulai dari dibakar, dipotong bahkan dihancurkan dengan menggunakan zat kimia. Pemusnahan yang dilakukan-pun tidak dengan asal memusnahkan. Melainkan ada prosedur dan aturan yang mengaturnya terlebih dahulu. Sehingga tentu proses pemusnahannya memerlukan berita acara yangtertulis, resmi dan sah.

Hal ini diperlukan untuk mencegah terjadinya pemusnahan yang disengaja ataupun digunakan untuk menghilangkan bukti-bukti tertentu. Penghilangan dokumen ini sejatinya telah diizinkan oleh hukum dengan ketentuan UU No 34 Tahun 1979 pasalnya ke 2 tentang penyusutan arsip dimana maksud penyusutannya adalah:

Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan masing-masing.
Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.

Maksud dan tujuan dari yang disampaikan pemerintah tersebut tidak tertuju pada pemerintahan saja namun juga instansi terkait lainnya. Oleh pengertian di atas maka dapat disimpulkan tujuan dari Pemusnahan Arsip adalah:

Melakukan penghematan ruang atas penyimpanan dokumen yang berlebih
Melakukan efisiensi
Mencoba menyederhanakan ruang penyimpanan, sehingga dokumen penting lainnya lebih mudah diketahui.

Prosedur Pemusnahan Arsip

Pemusnahan Arsip tentu tidak asal dimusnahkan begitu saja. Melainkan ada beberapa prosedur seperti pemeriksaan, pendaftaran, pembentukan panitia pemusnah, penilaian, persetujuan dan pengesahan serta pengadaan berita acara. Hal ini dilakukan guna untuk meminimalisir risiko pemusnahan bukti valid yang masih berlaku. Tentu mengingat pemusnahan ini memiliki risiko tinggi, maka perlu dilakukan dengan terperinci dan sesuai dengan ketentuan yang ada.

Pemeriksaan, prosedur pertama ini dilakukan guna mengecek apakah dokumen yang akan dihancurkan telah berpedoman pada jadwal retensi arsip. Maksudnya arsip telah melampaui batas masa retensi / aktifnya.

Pendaftaran, setelah ternilai dapat dihancurkan maka langkah selanjutnya adalah membuat pendaftaran arsip untuk diproses berikutnya.

Pembentukan panitia, panitia ini terdiri atas saksi, pihak penghancur dan pihak yang bertanggung jawab atas dokumen tersebut. Hal ini dilakukan untuk menunjukan penghancurannya bersifat resmi bukan karena kepentingan sepihak maupun dengan sengaja memiliki maksud menghillangkan dokumen.

Penilaian merupakan diskusi terkait antara pihak-pihak yang bersangkutan terhadap dokumen yang akan dimusnahkan

Persetujuan, setelah proses penilaian maka proses atau langkah terakhir adalah melakukan persetujuan atas arsip tersebut.

Setelah itu maka langkah berikutnya adalah pemusnahan baik melalui mesin pemotong kertas, maupun dibakar atau bias juga dihancurkan dengan zat kimia.

Prinsip Pemusnahaan Arsip

Prinsip pemusnahan haruslah bertindah atas tim paniti terkait. Tim panitia sendiri dapatterdiri atas Tim Kearsipan, Tim Pengolahan, Tim pemeriksa dan Tim yang bertanggung jawab atas pengusulan penghancuran dokumen tersebut. Pada umumnya pemusnahan sendiri dilakukan atas dasar dokumen duplikasi maupun dalam bentuk non dokumen/non arsip. Dan hal ini diperbolehkan bagi pemerintah maupun setiap instansi perusahaan. Pelaksanaannya-pun dapat terlaksana untuk dokumen yang termasuk:

Dokumen expired atau telah melampaui jangka waktu simpan / retensi yang tercantum dalam jadwal retensi.
Sudah dianggap tidak benilai tambah bagi perusahaan.
Sudah dianggap tidak benilai guna bagi kepentingan nasional.
Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang.
Tidak terdapat kaitan dengan perkara pidana atau perkara perdata yang masih dalam proses (Pasal 10 Peraturan Pemerintah RI Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan).

Apabila dokumen terkait yang telah memenuhi berbagai persayratan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa dokumen tersebut dapat secara sah dan resmi dapat dimusnahkan. Apabila dalam pelaksanaannya masih terdapat berbagai macam keberatan dan pertimbangan. Maka pemusnahan arsip akan ditangguhkan dan akan ditinjau kembali. Apakah pihak yang menyatakan keberatan memiliki dasar yang tepat atau bahkan meski lewat dari masa retensi arsip masih dibutuhkan sebagai bahan pertimbangan dan bahan peninjauan kedepannya, maka penghapusan arsip dapat ditangguhkan. Selepas dari itu tentu bias melaju pada proses penghancuran.

Sumber

http://helmina.net

http://www.indoarsip.co.id

http://www.landasanteori.com

Pemusnahan Arsip