Jadwal Retensi Arsip

Jadwal Retensi Arsip yang disingkat JRA merupakan daftar yang berisi jangka waktu retensi atau
penyimpanan, jenis arsip dan keterangan tentang rekomendasi kapan suatu arsip dimusnahkan, ditinjau kembali atau dipermanenkan. Penjadwalan retensi berguna untuk pedoman penyelematan dan penyusutan arsip. Penentuan waktu retensi arsip didasarkan atas dasar nilai guna setiap berkas.

Pentingnya Merencanakan dan Membuat Jadwal Retensi Arsip

Pentingnya merencanakan dan membuat jadwal retensi arsip tidak terlepas dari maksud dan tujuan itu sendiri. Setiap pembentukan jadwal retensi arsip tentunya memiliki maksud dan tujuan. Berikut maksud dan tujuan pembentukan daftar retensi:

Maksud :

Meningkatkan kualitas arsip yang disimpan
Membantu memberikan pedoman terkait lamanya penyimpanan arsip pada unit pengelola hingga menentukan kapan suatu arsip dimusnahkan
Memudahkan pengawasan dan penemuan kembali suatu arsip melalui pemisahan arsip aktif dan inaktif
Memberikan efisiensi pengolahan kearsipan yang berkaitan dengan pertimbangan keterbatasan sarana, prasarana, tenaga dan biaya demi melancarkan kegiatan penyusutan arsip

Tujuan :

Menghindari terjadinya pemusnahan arsip tanpa adanya kepastian, ketertiban dan keakuratan penyusutan arsip sehingga bertujuan untuk kepentingan tanggungjawab dan pembuktian
Daftar retensi yang tidak bersifat mutlak sehingga pengelola arsip dapat memperoleh keleluasaan untuk melakukan tafsiran yang secara terkoordinasi dan terpadu sejalan terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi oleh pihak yang berkewajiban.

Jadwal retensi sebagai suatu pedoman wajib disusun berdasarkan pada data yang akurat dan dapat di pertanggung jawabkan. Akurasi tersebut terhitung sangat penting karena mencakup 3 alasan yakni yang pertama dimana suatu daftar retensi arsip seharusnya mampu mengcover seluruh jenis berkas dalam suatu organisasi, yang kedua daftar retensi yang dibuat harus mampu memberi kepastian terkait jangka simpan demi mewujudkan efisiensi dan efektifiitas, dan yang ketiga bahwa nasib akhir sutau berkas ditentukan dari jadwal retensi yang telah dibuat, baik untuk dimusnahkan ataupun dipermanenkan.

Pembuatan jadwal retensi arsip sangat berkaitan dengan perencanaan dan penentuan jangka simpan suatu arsip. Kegiatan penentuan jangka simpan arsip untuk membuat daftar retensi merupakan salah satu hal yang krusial karena akan berkaitan dengan efisiensi dan efektifitas penyimpanan arsip. Beberapa faktor yang dapat mempengaruhi penentuan jangka simpan arsip meliputi volume arsip, jenis arsip secara fisik, kegunaan berkas dan akumulasi arsip yang tercipta. Berikut penjelasan beberapa faktor terkait penentuan jangka simpan arsip sebagai upaya pembuatan jadwal retensi yang akurat dan dapat dipertanggung jawabkan:

Kegunaan Berkas

Kegunaan berkas berkaitan dengan kepentingan pelaksanaan manajemen bagi penciptanya sehingga harussejalan dan mendukung kepentingan pencipta untuk memperlancar berbagai jenis kegiatan yang mungkin saja di kemudian hari akan berkaitan dengan arsip tersebut. Suatu berkas harus berada pada zona untuk mencapai tujuan. Sehingga untuk mengetahui frekuensi operasional suatu berkas hanya pencipta berkas itulah yang akan mengetahui apakah suatu berkas mengalami penurunan atau kenaikan frekuensi operasional. Suatu berkas dapat dikatakan mengalami penurunan frekuensi jika dalam setahun penggunaannya tidak lebih dari 6 kali. Kesimpulan dari faktor ini adalah bahwa hanya “si pencipta” arsip yang dapat secara pasti mengetahui tentang kegunaan arsip dan kapan arsip mengalami retensi.

Tingkat Akumulasi

Suatu arsip yang memiliki jangka simpan yang pendek biasanya memiliki tingkat akumulasi yang tinggi. Tingkat akumulasi yang dimaksud merupakan tingkat terciptanya suatu arsip pada kurun waktu tertentu sehingga sangat berpengaruh terhadap penentuan jangka simpan arsip. Salah satu jenis arsip dengan tingkat akumulasi yang tinggi adalah jenis berkas keuangan.

Jenis Fisik

Jenis fisik yang dimaksud adalah bentuk fisik dari sebuah arsip yang dapat berasal dari mermacam-macam media seperti dalam bentuk tekstual, suara, foto, film, disket, kaset dan bentuk media lainnya. Melakukan analisa pada jenis fisik media arsip dapat membantu menentukan jangka simpan arsip karena setiap media memiliki daya tahan yang berbeda satu dengan lainnya.

Faktor Penunjang Lain

Faktor lainnya yang mungkin saja berpengaruh terhadap penentuan jangka simpan arsip salah satunya dapat berasal dari peraturan resmi dari perundang-undangan yang biasanya akan mempengaruhi pengelolaan arsip serta kegunaan administratif arsip keuangan. Seperti yang tertera pada peraturan Undang – Undang Nomor 8 Tahun 1997 pasal 11 ayat 1 bahwa neraca tahunan, perhitungan laba rugi, jurnal transaksi, pembukuan dan hal-hal yang menyangkut kekayaan seperti utang dan modal, cek, giro, bilyet, surat perintah membayar, wesel, nota debet dan nota kredit wajib memiliki jangka simpan 10 tahun.

Pada intinya pembuatan jadwal retensi arsip memerlukan pemahaman terkait masa berlaku suatu arsip. Melalui perencanaan dan pengelolaan yang benar, sebuah jadwal retensi arsip akan berguna bagi sebuah organisasi pemilik arsip untuk menyimpan dan kembali menemukannya serta menentukan kapan suatu arsip akan dimusnahkan atau dipermanenkan.

Sumber:

http://panjiades.blogspot.co.id

http://arsip.ui.ac.id

http://asmianastasia.blogspot.co.id

Jadwal Retensi Arsip