Pemeliharaan Arsip
Sunday, June 18, 2017
Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan Arsip merupakan sebuah
langkah strategis untuk menjaga keutuhan dan keaslian dari arsip yang disimpan. Adapun maksud menjaga arsip ini sendiri adalah untuk memberikan perlindungan dan keselamatan baik secara fisik maupun isi, sehingga diharapkan nantinya
arsip masih memiliki kondisi layak sampai beberapa waktu kedepan.
Selain itu
pengertian pemeliharaan ini dimaksudkan sebagai bentuk pertanggung jawaban
tertulis seperti halnya yang telah tercantum pada UU RI No 43 Tahun 2009 pasal
3 tentang Kearsipan, dimana peran atau tujag menjaga arsip ini adalah bentuk
penjaminan keselamatan dan keamanan arsip sebagai bentuk respon profesi yang
professional dalam menjaga keutuhan dan keotentikan bukti.
Pemeliharaan Arsip dari Penghancur
Seperti dengan apa yang diketahui, maka arsip
terbuat dari kertas kebanyakan. Oleh sebab itu secara fisik arsip sangat rentan
sekali mengalami kerusakan. Baik karena dimakan oleh rayap, usia kertas,
berlubang, sobek atau bahkan tulisan yang memudar. Bisa juga akibat lokasi dan
mengakibatkan arsip mudah terkena air, terbakar atau terkena udara yang lembab.
Oleh sebab itu Karena kerusakan arsip beraneka ragam, maka yang menjadi faktor
penghancur dapat dikalsifikasikan menjadi:
Faktor biologis
Faktor biologis disini merupakan faktor
yang diakibatkan oleh makhluk hidup, baik itu jamu, serangga, ngegat, tikus dan
semacamnya. Apabila itu jamur tentu akan
membuat arsip menjadi lengket, berwarna coklat dan rusak tentunya. Hal ini
diakibatkan oleh keadaan tempat yang lembab dan gelap maka bakteri dapat
berkembang dalam arsip tersebut. Sedangkan apabila itu serangga maka tentu
arsip akan rusak parah bahkan hilang Karena digigitnya. Tentu tempat gelap
menjadi faktornya, karena serangga menanggap arsip adalah tempat untuk
bersarang.
Faktor fisik
Faktor fisik, adalah faktor yang dapat
mengubah bentuk arsip secara langsung. Baik Karena cahaya, panas dan air, maka
bentuk dari arsip akan hancur.
Faktor kimiawi
Faktor kimiawi, sesuai dengan namanya,
arsip dapat hancur Karena zat kimia yang ada didalam ruang penyimpanan arsip
bisa Karena karbon dioksida maupun monoksida. Tingkat keasaman yang dimiliki
kertas dan tempat penyimpanan juga berperang penting dalam kehancurannya.
Faktor bencana
Faktor bencana adalah faktor yang memang tidak dapat
dihindarkan apabila hal itu terjadi. Tentu saja hancur bahkan hilang adalah
risiko utama yang terjadi menimpa arsip. Bencana sendiri terbagi atas bencana
asli dan buatan manusia.
Atas keempat faktor diatas maka butuh proses pemeliharaan arsip dengan tepat guna.
Hal ini penting untuk menjaga keutuhan dan isi dalam arsip itu sendiri.
Pemeliharaan
Arsip
Setelah mengetahui faktor penyebab
hancurnya arsip, maka yang perlu dilakukan untuk menjaga arsip menurut kami
adalah melalui 2 cara, dimana:
Pemeliharaan Ruang Penyimpanan
Pemeliharaan ruang yang dimaksudkan
adalah bisa melalui membangun ruang penyimpanan khusus yang kedap udara, serta
anti pencurian juga tentunya. Dimana melalui media penyimpanan yang baik maka
kemungkinan kerusakan dapat terminimalisir. bisa melalui pengaturan suhu dan
kelembaban udara serta menjaga tempat penyimpanan dari jangkauan perusak.
Adapun hal inti dari pembangunan ruang khusus ini haruslah terlebih dahulu melalui
proses fumigasi, dengan maksud agar tempat atau ruang terhindar dari ancaman
dengan sifat kimia maupun biologis. Selain itu juga perlu dilakukan
deasidifikasi, dengan maksud menetralkan kondisi asam pada ruang penyimpanan,
sehingga ruang terbebas dari asam berlebih sehingga kertas tidak mudah rusak.
Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan
yang dimaksudkan adalah menjaga dokumen itu sendiri. Bisa melalui dengan proses
laminating setiap dokumen atauapun dimasukkan map dengan plastik penjaga tiap
lembar. Selain dari pada itu dapat pula dilakukan 2 cara lain, dimana:
- Menyimpan di tempat berbeda, kegunaanya adalah jika salah satu tempat penyimpanan terkena musibah, maka arsip yang penting lain masih dalam kondisi aman. Contohnya adalah surat-surat yang mempunyai tingkat kepentingan tinggi dapat dibuat tersimpan terpisah tiap tembusan.
- Membuat duplikasi sebagai bahan rujukan, untuk surat masuk yang diterima bersifat penting, maka membuat duplikasi adalah salah satu cara melindungi arsip. Namun perlu persetujuan dari pemimpin. Sehingga duplikasi ini dianggap sebagai suatu model pencadangan arsip resmi.
Semoga tips pemeliharaan arsip diatas dapat berkenan dan membantu Anda. Sekian
informasi dari kami. Semoga bermanfaat.
Sumber
http://www.anugerahdino.com
http://www.duniaarsip.com
http://www.landasanteori.com