Penataan dan Penyimpanan Arsip

Arsip merupakan rekaman informasi dalam berbagai media dan bentuk. Berdasarkan fungsi dan kegunaannya, arsip dapat dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis bermaksud arsip yang disimpan pada jangka waktu tertentu dan digunakan secara langsung oleh pemilik arsip, sedangkan arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai kesejarahan yang dapat dipermanenkan oleh pihak yang berkewajiban.

Penataan arsip yang teratur sangat dibutuhkan untuk menjaga kepentingan arsip itu sendiri. Melalui artikel ini kami akan membahas tentang manajemen penataan dan penyimpanan arsip inaktif yang merupakan bagian dari arsip dinamis dimana memiliki frekuensi penggunaan yang sudah menurun.

Manajemen Penataan dan Penyimpanan Arsip Inaktif

Penataan dan penyimpanan arsip inaktif dapat dilakukan melalui beberapa rangkaian, yakni pengolahan informasi arsip, pengaturan fisik arsip serta penyusunan daftar arsip. Arsip inaktif mencakup informasi tentang pemilik arsip, pengelola, penomoran, kode, uraian singkat, perkembangan, jumlah, retensi atau nilai guna dan keterangan.

Manajemen pengarsipan inaktif memerlukan rekontruksi arsip, salah satunya melalui survei. Survei bertujuan untuk menyiapkan langkah-langkah sebelum melakukan pembenahan arsip yakni untuk mengetahui kondisi arsip dan asal usul arsip tersebut. Sebelum melangkah ke langkah apa saja yang dapat Anda ambil ketika melakukan pengelolaan arsip inaktif, perlu diketahui terlebih dahulu 3 prinsip dasar pengelolaan arsip inaktif.

Prinsip yang pertama yaitu pengelolaan arsip inaktif harus murah atau dengan kata lain mempertimbangkan input yang seharusnya lebih kecil daripada outputnya termasuk biaya, sumber daya manusia, alat dan lain-lain harus seminimal mungkin. Faktor utama untuk menerapkan prinsip pertama ini adalah dari segi gedung atau bangunan yang digunakan dalam penyimpanan arsip harus memiliki biaya operasional murah.

Prinsip kedua yaitu pengelolaan harus bersifat accessible yang bermaksud sebuah arsip harus mudah ditemukan jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Sehingga sebuah manajemen pengarsipan yang berkualitas memiliki akses otomatis untuk pencarian arsip dengan cepat dan tepat.

Prinsip ketiga yaitu penyimpanan arsip inaktif yang wajib menjamin keamanan setiap arsip. Seperti yang kita ketahui bahwa arsip inaktif memiliki frekuensi yang menurun dari segi penggunaannya. Meskipun begitu kebanyakan dari arsip inaktif tidak akan berkurang nilai gunanya di masa mendatang, sehingga tingkat keamanan pada arsip inaktif sudah sepatutnya diperhatikan. Tempat penyimpanan arsip inaktif dapat melalui Records Center yang harus paling tidak memenuhi unsur-unsur minimal dari sebuah Record Center. Prinsip ketiga ini sangat berkaitan dengan penanggulangan terhadap apapun yang terjadi pada arsip.

Setelah Anda memenuhi syarat melalui prinsip dasar pengelolaan arsip inaktif, Anda dapat memulai untuk melakukan tahap selanjutnya untuk melakukan penataan dan penyimpanan arsip inaktif.

Berikut tahap-tahap yang dapat Anda terapkan untuk penataan dan penyimpanan arsip inaktif:

Pemilahan

Kegiatan pertama yang dapat Anda lakukan adalah memisahkan antara arsip dengan non arsip (seperti blanko, kertas kosong, dll). Pemilahan juga bertujuan untuk menghindari duplikasi pada arsip yang berlebihan.

Pemberkasan

Pemberkasan atau pengelompokan arsip perlu dilakukan untuk mengetahui kategori masing-masing arsip melalui analisis terhadap asal usulnya, kesamaan permasalahan dan kesamaan urusan.

Pendeskripsian

Pendeskripsian bisa juga disebut pemberian katalog pada masing-masing arsip di sebuah kertas ukuran 10 x 15 cm. Kartu deskripsi ini dapat berisikan informasi terkait uraian singkat tentang arsip.

Pengelompokan menurut skema

Membuat klasifikasi masalah untuk menyusun kartu-kartu deskripsi. Pengelompokan dapat berdasarkan pola klasifikasi, struktur organisasi dan tupoksi.

Manuver kartu

Menggabungkan kartu deskripsi berdasarkan pola klasifikasi arsip yang telah dikelompokkan pada skema sebelumnya.

Penomoran

Anda dapat memberikan nomor tetap pada setiap klasifikasi yang sudah Anda buat. Nomor ini akan digunakan sebagai kode penyimpanan.

Memasukkan arsip pada masing-masing folder

Sesuai dengan katalog dan penomoran pada arsip. Setiap folder memiliki kode yang berbeda-beda sesuai kategori yang sudah Anda klasifikasi sebelumnya. Folder yang telah tersusun dimasukkan ke dalam masing-masing box folder yang sudah Anda beri nomor urut seperti tahap ke-6. Usahakan untuk tidak terlalu penuh meletakkan folder dalam box untuk memudahkan dalam pengambilan dan pengeluaran arsip.

Pengelolaan yang baik selalu didasarkan pada pemikiran manajemen yang terbaik. Arsipkan dokumen-dokumen penting Anda untuk menunjang kepentingan di masa depan yang lebih baik dan tertata dengan rapih.

Sumber :

http://www.adminbisnis.blogspot.co.id

http://www.arsip.ugm.ac.id

http://www.duniaarsip.com

Penataan dan Penyimpanan Arsip