Fungsi dan Peranan Arsip

Fungsi dan Peranan Arsip 

Sebagaimana dengan yang diketahui, maka arsip pada dasarnya merupakan serangkaian bukti tertulis, terekam, tersimpan dan terdokumentasi dengan baik sebagai dasar terintegrasinya sebuah bukti yang dependable dan terpercaya.

Tidak heran karenanya Fungsi dan Peranan Arsip sendiri sangat penting, maka diperlukan seseorang atau sekumpulan orang dengan kompeten yang memumpuni dapat dan secara nyata menjaga segal compositions administrasi suatu instansi dengan teratur serta tertata baik. Pada dasarnya arsip sendiri terdiri atas information serta informasi substantial terkait sebuah kegiatan maupun aktivitas, dimana pada suatu waktu dapat di cari, diolah, dibuktikan serta dianalisa kembali pada waktu yang dibutuhkan di suatu hari nanti. Baik untuk kepentingan pegawai sampai atasan sekalipun. 

Fungsi dan Peranan Arsip 

1. Fungsi Arsip 

Sebagaimana dengan ringkasan singkat dan praktis perihal Arsip, maka secara garis besar fungsinya tertata sebagai berikut: 

- Arsip sebagai bukti otentik dengan kekuatan hukum yang melindungi; 

- Sebagai dokumen atas sebuah kegiatan/program dari suatu instansi; 

- Sebagai berkas memori; 

- Sumber informasi dalam menghadapi masalah di masa yang akan datang; 

- Bukti tertulis hitam di atas putih yang sah; 

- Sebagai gambaran peristiwa expositions di masa lampau; 

- Sebagai bahan penelitian; 

- Serta sebagai bahan evaluasi masa depan; 

Atas beberapa fungsinya di atas, maka tentu diketahui secara nyata bahwa arsip bertindak sebagai sebuah legalitas dengan supremasi hukum tertulis, dimana keberadaannya dapat dijadikan sumber bukti utama atas segala peristiwa secara sah, adil dan teruji kevaliditasannya. Dan atas fungsinya maka diketahui Arsip memiliki nilai seperti managerial esteem, lawful esteem, financial esteem, look into esteem, instructive esteem serta narrative esteem dalam keabsahannya. Adapun fungsi Arsip menurut Negara melalui UU No 7 Tahun 1971 pasal 2 yaitu: 

1. Arsip dinamis, dimana maksudnya adalah sebagai sumber dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya atau digunakan dalam penyelengaraan pelayanan ketatausahaan dalam lingkup administrasi negara. 
2. Arsip statis adalah arsip yang sudah tidak digunakan lagi secara langsung untuk perencanaan, peyelenggaraan dan pelayanan ketatausahaan lingkup administrasi negara. 

2. Peranan Arsip 

Berdasarkan fungsi di atas maka dapat terlihat pula peranan dari sebuah arsip ini, dimana: 

• Sebagai pusat informasi, dengan segala catatan, himbauan serta maksud tertulisnya dapat dijadikan sebagai sumber ingatan dan pemecah masalah di masa depan atas kejadian hari ini. 
• Sebagai sumber dokumentasi, hal ini terlihat dari apapun bentuk dari arsip, baik tulisan, rekaman, foto, email dan berbagai macam sumber terkait lainnya itu merupakan sebuah pusat dan isi suatu kegiatan, yang nantinya itu akan berguna dalam pengambilan keputusan maupun melakukan antisipasi risiko di masa depan. 
• Sebagai bukti substantial, maksudnya arsip disini dengan segala kekuatan hukum padanya, dapat dijadikan sebagai bukti kelegalan/keabsahan atas sebuah peristiwa. Jadi sifatnya nyata dan tidak bisa diganggu gugat. 
• Sebagai bentuk tanggung jawab, dimana dalam menjalankan sebuah kegiatan arsip dibuat atas dasar tanggung jawab bawa kegiatan ataupun program yang dilakukan berdasarkan rencana strategis, dengan segenap rentetan bukti penerimaan, pencatatan, pelaporan, pengidentifikasian, pencocokan serta nantinya sebagai bukti yang di simpan. Tujuan dari semua itu adalah untuk membuktikan expositions yang terjadi di masa lampau atau masa ini benar dilaksanakan dan terproses secara nyata dan dapat dipertanggung jawabkan dikemudian hari dan atas hukum yang berlaku.

Melalui gambaran ringkas ataupun rangkuman singkat di atas, maka tentu kini semua mulai menyadari bahwa keberadaan serta Fungsi dan Peranan Arsip itu sangat penting sekali hukumnya. Selain sebagai penjaga kestabilan kegiatan, makna dari pengarsipan adalah sebagai bukti otentik nyata, dengan segala kewenangan hukumnya dapat dijadikan pelindung bahkan antisipasi risiko suatu masalah di masa depan. Oleh sebab itu melalui tulisan ini, kami menghimbau Anda untuk membiasakan melakukan pengarsipan baik itu skala untuk rumah tangga sampai proficient bidang sekalipun. Hal ini penting Karena Fungsi dan Peranan Arsip sangat dapat membantu. 

Sumber: 

http://www.duniaarsip.com

http://www.matrapendidikan.com

http://www.landasanteori.com

Share this post