Alat Temu Kembali Arsip
Friday, June 16, 2017
Alat Temu Kembali Arsip dan Berbagai Pertimbangannya
Arsip merupakan sebuah
rekaman atau cadangan setiap peristiwa yang direkam pada sebuah media tertentu. Sebuah arsip biasanya dibuat dan diterima oleh suatu lembaga atau instansi
tertentu yang memiliki nilai guna untuk keberlangsungan lembaga tersebut. Menurut
aturan yang berlaku, arsip tersebut harus mudah ditemukan apabila sedang
dibutuhkan. Oleh karena itu dibutuhkan sebuah sistem dan tentunya alat temu kembali arsip guna menunjang
fungsi tersebut.
Perlengkapan atau alat
yang digunakan untuk menemukan kembali arsip yang dibutuhkan haruslah mampu
menjalankan kegunaan tiap-tiap sistem dan metodenya dengan semaksimal mungkin.
Hal ini dikarenakan berdasarkan asas-asas yang diterapkan pada kearsipan,
sebuah arsip haruslah bisa terjaga keautentikannya, isinya, dan
keterpercayaannya. Oleh karena itu, integrasi antara sistem dan alat penunjang
temu kembali arsip sangat dibutuhkan. Sebelum memutuskan untuk memilih alat
penunjang yang pas untuk instansi, ada baiknya untuk mempertimbangkan beberapa
hal di bawah ini.
Kriteria Pemilihan Alat Temu Kembali Arsip
Kebijakan temu arsip pada lembaga
Kebijakan atau peraturan
yang berlaku pada suatu lembaga tertentu akan berbeda dengan lembaga atau
instansi yang lainnya. Tentu saja kebijakan menjadi faktor utama yang harus
dipertimbangkan sebelum memilih aat temu kembali arsip yang efektif dan akan
disetujui oleh Kepala Instansi.
Keperluan
Faktor keperluan sebuah alat temu kembali arsip merupakan hal
yang penting juga. hal ini akan berkaitan dengan kondisi keuangan sebuah
lembaga tersebut. Apabila terlalu gegabah dan membeli retreival instrument yang
masih kurang dibutuhkan, pasti penggunaannya tidak akan efisien dan malah
menghabiskan space atau ruangan.
Ruangan
Arsip yang berbentuk
fisik harus memiliki tempat di mana arsip tersebut disimpan. Faktor ruangan
juga menjadi hal yang harus dipertimbangkan masak-masak. Hal ini dikarenakan
jika ruangan sudah penuh dan tidak bisa digunakan untuk menyimpan arsip lagi,
maka lembaga tersebut harus segera memikirkan tentang durasi hidup arsip atau
penambahan ruangan arsip.
Keamanan
Mengingat isi dari arsip
adalah dokumen yang penting dan berkaitan dengan keberlangsungan lembaga atau
instansi, maka faktor keamanan juga harus ikut diperhitungkan. Pasalnya, jika
terjadi sesuatu pada arsip dari aspek keaemanan misal hilang, dan kerusakan,
maka sanksi yang tegas bisa diberlakukan berdasarkan Undang-undang yang
berlaku.
Biaya Peralatan
Sebuah alat temu kembali arsip tentu saja
harus dipertimbangkan dari segi biaya peralatannya. Jika tidak, maka hal ini
akan merugikan pemilik instansi tersebut terlebih dari sektor keuangan dan
ekonomi.
Karakter Arsip
Menentukan alat pendukung
temu kembali arsip juga harus mempertimbangkan karakter fisik arsip. Misalkan
untuk arsip dengan karakter mudah rusak, maka pemilihan alat harus yang
benar-benar melindungi arsip dari resiko kerusakan.
Klasifikasi Alat Temu Kembali Arsip
Jumlah alat yang dapat
digunakan untuk mendukung proses temu kembali arsip sangat banyak. Misalkan
folder, kabinet, almari, dan berankas. Terlepas dari itu semua, semua alat
tersebut dapat dikelompokkan menjadi tiga kelompok. Tiga kelompok tersebut akan
diuraikan di bawah ini.
Alat Penyimpanan Tegak (vertical file)
Alat dengan jenis ini
adalah yang paling umum digunakan pada instansi-instansi. Lazimnya, jenis ini
dikenal dengan sebutan ‘almari arsip’. Umumnya, almari yang digunakan untuk
proses temu kembali arsip adalah yang memiliki mulai dari dua buah laci hingga
enam buah laci. Kualitas bahan almari penting untuk diperhitungkan, karena
almari tersebut akan digunakan untuk menyimpan dokumen penting lembaga.
Alat Penyimpanan Menyamping (lateral file)
Disebut sebagai alat
penyimpan menyamping karena folder-folder penyimpan arsip akan ditata dalam
formasi menyamping. Jika arsip disimpan dalam alat penyimpanan ini, maka akan
lebih mudah dan cepat arsip tersebut untuk ditemukan. Hal ini disebabkan
biasanya arsip tersebut akan disortir sedemikian rupa kemudian diberi label
tertentu guna mempercepat pencarian.
Alat Penyimpan Elektrik (power file)
Alat penyimpan arsip
dalam bentuk elektrik akhir-akhir ini sangat pesat perkembangannya. Hal ini
dikarenakan pekerjaan lebih efisien dan cepat ketika harus menemukan kembali arsip
yang tengah dibutuhkan. Meski begitu, penggunaan sumber daya manusia bisa
berkurang karena otomasi dari alat penyimpan elektrik ini.
Itulah beberapa kriteria
pemilihan dan jenis dari alat temu
kembali arsip. Untuk menentukan alat mana yang efektif dan tepat guna,
perlu pertimbangan matang agar sumber daya tidak terbuang sia-sia hanya untuk
alat penunjang temu kembali arsip.
Sumber:
https://id.scribd.com
https://wibisonoimam.wordpress.com
https://transcriptdoc.web.id
https://subarryyayi.blogspot.sg