PENGERTIAN ARSIP INAKTIF DAN MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
Thursday, February 23, 2017
1. ARSIP INAKTIF
Arsip
inaktif adalah arsip yang tidak dipergunakan untuk kepentingan
penyelesaian pekerjaan
yang sedang berlangsung di unit kerja dan hanya digunakan untuk kepentingan referensi, pengambilan keputusan, bukti hukum dan alasan lainnya bagi pelaksanaan kegiatan instansi serta dirujuk maksimal 15 kali dalam satu tahun.
yang sedang berlangsung di unit kerja dan hanya digunakan untuk kepentingan referensi, pengambilan keputusan, bukti hukum dan alasan lainnya bagi pelaksanaan kegiatan instansi serta dirujuk maksimal 15 kali dalam satu tahun.
2. MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
Manajemen
arsip inaktif merupakan suatu aktivitas sekelompok orang yang dilandasi
pengetahuan, keahlian dan tanggung jawab untuk melakukan pengelolaan
arsip inaktif dengan sumber daya yang dimiliki sehingga mencaoai tujuan
yang telah ditentukan secara efektif dan efisien.
Tiga langkah penting dalam mengelola arsip inaktif organisasi secara tepat bagi kepentingan manajemen dan pengguna yaitu penentuan fasilitas penyimpanan arsip inaktif.
Tiga langkah penting dalam mengelola arsip inaktif organisasi secara tepat bagi kepentingan manajemen dan pengguna yaitu penentuan fasilitas penyimpanan arsip inaktif.
Ada
3 langkah penting dalam menjamin agar arsip inaktif suatu organisasi
terkelola dengan cara yang tepat bagi kepentingan manajemen dan pengguna
(Jay Kennedy 1998), yaitu :
- Pengembangan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
JRA
dipergunakan untuk menjamin agar arsip tersimpan dalam jangka waktu
tertentu dan dapat pula digunakan sebagai dasar untuk melakukan
pemindahan arsip dari ruang kantor yang biayanya mahal ke lokasi yang
lebih murah.
- Menetukan Media Arsip
Perlu
dibuat suatu keputusan apakah arsip akan disimpan didalam media kertas,
film, microfilm, magnetic atau media optic. Meskipun ada keuntungan
menyimpan arsip dalam microfilm dan tekhnologi komputer namun kebanyakan
instansi masih suka menyimpan arsip dalam media kertas karena bentuk
ini paling murah.
- Menentukan Fasilitas Penyimpanan
Bagaimana
memilih tipe fasilitas penyimpanan yang paling tepat bagi instansi,
berapa biaya dan rencana fasilitas in house, metode apa yang aman
digunakan untuk memusnahkan arsip, merupakan langkah yang harus
diperhatikan dalam menetu
kan fasilitas penyimpanan arsip.
Daftar Pustaka :- Arsip Nasional RI, Manajemen Arsip Dinamis, Edisi 2, Jakarta: ANRI, 2001
- Johnson, Mina M., Records Management, 3d Edition, Ohio: 1882