PENGELOLAAN ARSIP VITAL
Thursday, February 23, 2017
1. ARSIP
Arsip berdasarkan fungsinya dibagi menjadi 2 yaitu arsip dinamis dan arsip statis.Arsip dinamis artinya imformasi dalam arsip tersebut masih digunakan dan dimanfaatkan secara langsung oleh organisasi untuk keperluan dan kepentingan organisasi itu sendiri. Kemudian arsip dinamis dibagi lagi menjadi 2 yaitu aktif dan inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih tinggi frekuensi penggunaannya sedangkan arsip dinamis inaktif adalah arsip yang penggunaannya sudah menurun.
Kemudian arsip statis adalah arsip yang berasl dari arsip dinamis yang mempunyai nilai keberanjuran kemudian disimpan permanen karena informasinya mengandung nilai sejarah.
2. PENTINGNYA PENGAMANAN ARSIP DINAMIS
Pentingnya pengamanan arsip dinamis dalam suatu organisasi memiliki berbagai macam fungsi. Dari semua fungsi yang dimiliki tetap memberikan tempat untuk tersedianya informasi bagi pemakai. Fungsi ini menuntut arsip arsip dinamis senantiasa selalu disimpan untuk kemudian apabila diperlukan mudah dalam mencarinya.3. ALASAN PENTINGNYA PENGELOLAAN ARSIP VITAL
Begitu pentingnya arsip dinamis bagi kepentingan organisasi telah memposisikan keberadaan arsip dinamis tersebut menjadi bagian yang harus senantiasa tersedia selama berdirinya suatu organisasi. Ketiadaan arsip dinamis akan membuat dampak bagi kelangsungan organisasi.- Alasan Ekonomis
- Alasan Hukum
- Alasan Politik
4. POSISI ARSIP VITAL DALAM MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
Patricia
E. wallace (1992.2) memberikan arti manajemen arsip dinamis sebagai
pengendalian secara sistematik atas daur hidup arsip dari penciptaan
sampai dengan pemusnahan akhir atau penyimpanan arsip secara permanen.
Manajemen arsip dinamis merupakan pengembangan dari konsepsi yang baru
dikenalkan pada tahun 1934 di USA. Manajemen arsip dinamis mulai beralih
dari rangkaian usaha yang sporadis dan tidak saling berkaitan menjadi
suatu pengelolaan yang tersetruktur, terorganisasi dan logis dari sejak
penciptaan, pemeliharaan dan pemusnahan arsip.
Daftar Pustaka :
- Diamond , Susan, Z. (1995). Records Management; A Practical Approach, 3th Ed. New York: Amacon
- Martono, Bodi. (1997). Arsip korespondensi: Penciptaan dan Penyimpanan, Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.