PENGERTIAN DAN PENGGUNAAN ISTILAH REKOD DALAM KONTEKS BISNIS
Thursday, February 23, 2017
A. Pengertian Rekod
Definisi
Rekod yang dikemukakan oleh Australian Standar adalah informasi terekam
dalam bentuk apapun, termasuk data dalam sistem komputer diciptakan
atau diterima dan dipelihara oleh suatu organisasi atau orang dalam
rangka menjalankan transaksi bisnis atau kegiatan dan menyimpannya
sebagai bahan bukti kegiatan tersebut.
Sifat-sifat dasar dari rekod yaitu ;
- Merupakan rekaman informasi artinya pada setiap rekod terkandung suatu informasi yang masih digunakan dalam melaksanakan kegiatan organisasi.
- Dalam berbagai bentuk menunjukkan bahwa bentuk bentuk rekod antara lain adalah kertas, microfilm, dokumen, peta plans, gambar, foto dan sebagainya. kemudian dari sistem bisnis, dokumen pengolah kata, spread, e-mail, digital images, audio, video, dokumen tulis tangan, rekod tersetruktur lepas.
- Rekod diciptakan, diterima dan dipelihara mengandung arti bahwa rekod tersebut harus dikelola dan diatur untuk kelangsungan hidup organisasinya.
B. Rekod Bisnis dan Masalahnya
Rekod
bisnis yang tercipta sebagai hasil transaksi kegiatan akan sangat
tergantung kepada misi dan tujuan serta fungsi dari sebuah institusi
atau lembaga.
Fungsi
organisasi meliputi fungsi utama atau substantif dan yang bersifat
mendukung atau fasilitatif. Jenis lembaga dapat dikategorikan sebagai
lembaga pemerintah, swasta dan patungan.
Contoh ;
Badan
Usaha Milik Negara merupakan usaha patungan antara pemerintah dan
swasta seperti PLN, Telkom, Pengadaan air bersih, kebanyakan Perbankan,
Jasa Asuransi, Minyak dan Gas.
Rangkuman
Rekod
bisnis mengacu kepada jenis dokumen transaksi yang tercipta pada saat
organisasi melakukan kegiatan sedangkan arsip bisnis merupakan rekod
rekod bisnis yang mempunyai nilai guna kelanjutan dan disimpan serta
dipertahankan oleh organisasi yang bersangkutan untuk kegunaan sejarah
atau penelitian di masa yang akan datang. Dampak teknologi informasi
yang memanfaatkan komputer dan komunikasi bagi rekod bisnis akan
tercipta rekod yang lebih kompleks dan membutuhkan penanganan serta
pengelolaan rekod-rekod yang lebih baik sesuai dengan kaidah kaidah yang
berlaku dan konsisten.
Daftar Pustaka :- Kennedy, Jay and Cherry Schauder. (1998). Records Management: a Guide to Corporate Recordkeeping. 2nd. ed. 128-160 dan 161-184. Oxford: Butterwoth Heinmann.
- Ulfspare. Anna Chirtina. (1988). The Management of Business Records. ICA Handbook series Vol. 8. Munchen: K.G. Saur.