Identifikasi Arsip Vital

Identifikasi arsip vital merupakan kegiatan awaluntuk mengenali sekaligus menentukan arsip-arsip mana yang dimiliki oleh suatu organisasi yang dapat dikategorikan sebagai arsip vital. Dengan adanya kegiatan identifikasi arsip, maka organisasi akan semakin mudah memperoleh beberapa arsip yang dikategorikan vital, esensinya sangat mutlak dan diperlukan demi keberlangsungan organisasi.

Identifikasi arsip dimaksudkan untuk memudahkan bagi pengelola arsip dalam suatu organisasi untuk merencanakan suatu program pengamanan dan perlindungan arsip vital agar program yang dicanangkan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Berikut ini adalah pendekatan yang dilakukan untuk mengidentifikasi arsip vital :

A. Analisis organisasi

Analisis organisasi adalah suatu analisa terhadap fungsi - fungsi organisasi. Analisa tersebut antara lain meliputi analisa terhadap :

Tugas dan fungsi organisasi melalui stuktur organisasi
Fungsi substantif dan fungsi fasilitatif. Fungsi substantif berusaha mewujudkan tujuan pokok oganisasi yang telah dirumuskan, sedangkan fungsi fasilitatiffungsi yang ditujukan guna memperlancar tujuan organisasi tersebut.
Kebijakan dan strategi organisasi, merupakan panduan bagisetiap satuan kerja dalam melaksanakan fungsi-fungsi organisasi baik itu operatif maupun fasilitatif. Oleh karena itu, berfungsi sebagai suatu arahan yang harus dilaksanakan, maka informasi mengenai kebijakan atau strategi selayaknya sudah menjadi acuan bagi organisasi itu sendiri.

B. Klasifikasi arsip

Selain dengan cara analisis organisasi, identifikasi arsip dapat dilakukan dengan cara pengklasifikasian arsip. Menurut Betty R. Ricks, pengklasifikasian arsip berdasarkan kepentingan organisasi meliputi :

Arsip vital / arsip kelas satu. Arsip vital adalah arsip dinamis yang sangat penting bagi keberlangsungan hidup organisasi. Kehilangan atau kemusnahan arsip vital akan dapat menghentikan kegiatan organisasi.
Arsippenting / arsip kelas dua. Yaitu arsip dinamis yang diperlukan untuk melanjutkan kegiatan organisasi ataupun untuk menyelesaikan masalah. Jika arsip jenis ini hilang atau rusak, maka dapat diganti dengan cara duplikasi. Arsip ini meliputi arsip yang diperlukan untuk mendukung dan mencegah tindakan hukum.
Arsip berguna/bermanfaat atau arsip kelas tiga. Yaitu arsip yang diperlukan agar kegiatan organisasi tidak terganggu. Arsip jenis ini jika hilang tidak akan menyebabkan terganggunya organisasi.
Arsip tidak berguna /arsip kelas empat. Yaitu arsip dinamis yang tidak lagi memiliki nilai guna bagi organisasi atau arsip yang sudah ditindaklanjuti bukan lagi menjadi berkas kerja. Informasi arsipnya sudah diketahui oleh umum sehingga tidak lagi memerlukan pengelolaan dan penyimpanan secara khusus.

Ada juga pengelompokkan arsip yang memisahkan hanya kedalam 2 kategori yaitu arsip vital dan non vital. Termasuk dalam arsip vital adalah arsip vital itu sendiri dan arsip penting. Sedangkan yang termasuk arsip non vital ialah arsip berguna dan arsip tidak penting.

C. Analisis resiko

Penidentifikasian arsip selanjutnya ialah dengan menganalisis resiko atau melihat untung ruginya bagi organisasi. Caranya, menganalisis dengan menghitung biaya yang dikeluarkan untuk mengelola suatu arsip dengan membandingkan pengeluaran biaya apabila arsip ini tidak diketemukan.
Ketiga pendekatan dalam identifikasi rarsip vital ini perlu dipahami oleh para pengelola arsip dalam suatu organisasi sehingga proses untuk menentukan arsip vital dapat berlangsung dan berjalan secara optimal.

Daftar Pustaka :

Basuki, Sulistyo. (2003). Manajemen Arsip Dinamis; Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen. Jakarta: Gramedia.
Diamond, Susan,Z. Records Management, a Practical Management, a Guide to Corporate Record Keeping. South Melbourne Australia.: Addison Wesley Longman.
Manual for Fire Protection for Archives and Record Centers. (1986). Buston: National Fire Protection Association.

Identifikasi Arsip Vital