Pemeliharaan Arsip Konvensional
Tuesday, August 22, 2017
Pemeliharan Arsip Konvensional merupakan tindakan dan prosedur yang harus dilakukan dalam rangka penyelamatan dan perlindungan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya. Untuk
memenuhi hal tersebut perlu diupayakan penyediaan tempat, lokasi gedung dan ruang penyimpanan arsip dengan perencanaan yang matang guna melanncarkan Pemeliharaan Arsip Konvensional.
memenuhi hal tersebut perlu diupayakan penyediaan tempat, lokasi gedung dan ruang penyimpanan arsip dengan perencanaan yang matang guna melanncarkan Pemeliharaan Arsip Konvensional.
1. Penentuan Lokasi Gedung Penyimpanan Arsip Konvensional
Penentuan lokasi untuk Penyimpanan Arsip Konvensional memperhatikan fungsinya apakah digunakan untuk penyimpanan arsip aktif, inaktif atau statis.
- Lokasi gedung atau penyimpanan arsip aktif sesuai dengan arsipnya yaitu penyelesaian pekerjaan sehari-hari, berada dalam satu kantor dengan atau tidak jauh dari unit kerja yang menggunakannya.
- Untuk lokasi penyimpanan arsip inaktif berada di daerah yang jauh dari segala sesuatu yang dapat membahayakan atau mengganggu keamanan fisik dan informasi arsip. Daerah yang harus dihindari untuk pemeliharaan arsip konvennsional adalah daerah-daerah berikut ;
- lingkungan yang memiliki kandungan polusi udara tinggi
- lokasi bekas hutan dan perkebunan
- lokasi rawan kebakaran
- lokasi rawan banjir atau kandungan airnya tinggi
- lokasi yang berdekatan dengan keramaian/pemukiman penduduk atau pabrik
- Untuk ketentuan lokasi gedung penyimpanan arsip inaktif dapat juga diberlakukan untuk lokasi gedung penyimpanan arsip statis guna pemeliharaan arsip yang memiliki retensi selamanya.
2. Penentuan Ruang Penyimpanan Arsip Konvensional
Untuk Penyimpanan Arsip Konvensional yang juga perlu dilakukan adalah penentuan ruang penyimpanan arsip yang menjamin kondisi fisik dan informasi arsip tetap terjaga.
- Tata Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif. Dapat dibagi menjadi dua yaitu ruangan kerja dan ruangan penyimpanan arsip. Ruangan kerja digunakan untuk kegiatan menerima arsip yang baru dipindahkan, membaca arsip, mengolah arsip inaktif, memusnahkan arsip yang tidak bernilai berguna, ruang fumigasi dan ruangan lain yang digunakan untuk bekerja. Sedangkan ruang penyimpanan arsip digunakan khusus untuk menyimpan arsip sesuai dengan jenisnya yang suatu saat akan dimusnahkan.
- Beban Muatan Ruangan Penyimpanan Arsip. Didasarkan pada berat rak dan arsip yang disimpan. 1 ML' arsip rata-rata : 50 kg / 1 M3 : 600 kg / 1 M3 : 12 ML' arsip.
- Kapasitas Ruang Penyimpanan Arsip. Rata-rata setiap 200 M2 ruang simpan arsip dengan ketinggian 260 cm dapat menyimpan 1.000 ML' arsip dengan menggunakan rak statis. Penyimpanan menggunakan rak padat dapat menyimpan 1.800 ML' arsip.
- Suhu dan Kelembaban. Yaitu pemeriksaan secara periodik menggunakan alat hygrometer, menjaga sirkulasi udara berjalan lancar, menjaga suhu udara tidak melebihi dari 27 derajat celcius dan kelembaban tidak melebihi 60%.
- Cahaya dan Penerangan. Tidak menyilaukan, berbayang dan sangat kontras. Sinar matahari tidak boleh langsung mengenai arsip. Jika cahaya masuk melalui jendela tidak dapat dihindari maka dapat diberi tirai penghalang cahaya matahari.
Arsip Nasional Republik Indonesia (1979). Tata Kearsipan Statis. Edisi 1. Jakarta: ARNAS
Keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor: 03 Tahun 2000 tentang Standar Minimal Gedung dan Ruangan Penyimpanan Arsip Inaktif
Keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor: 04 Tahun 2000 tentang Pedoman Penggunaan Kertas untuk Arsip yang Bernilai Guna Tinggi